Как организовать выставочный бизнес

Юрий Муранов

Главный редактор

Обновлено: 21 ноября 2022

Для третьих – реальный шанс познакомиться с серьезными партнерами и заключить интересные сделки. Отдельное место в таком бизнесе отводится устроителю выставочных мероприятий. Чтобы гарантированно заработать прибыль в этом деле, необходимо знать, как организовать выставку-продажу, художественную выставку или ярмарку, и что для этого нужно. О том, как открыть свой выставочный бизнес, пойдет речь далее в статье.

Особенности выставочной деятельности

Каждого предпринимателя беспокоят вопросы создания положительного имиджа для своей компании, привлечения внимания потенциальных клиентов и покупателей, стимулирования продаж. С этой точки зрения выставка является отличным маркетинговым инструментом, позволяющим контактировать напрямую с целевой аудиторией. Однако не стоит забывать, что выставка это, прежде всего, показ, демонстрация всевозможных достижений человечества в тех или иных областях его деятельности, будь то искусство, экономика, производство или что-то другое.

Лишь при поверхностном рассмотрении может показаться, что устроить выставку несложно. На самом деле такое мероприятие является важным событием, требующим серьезной всесторонней подготовки. Например, до того, как организовать художественную выставку, следует выполнить ряд действий:

• Выбрать интересную тему
• Разработать программу, которая сможет доставить эстетическое удовольствие посетителям
• Найти экспонентов
• Сформировать экспозицию
• Сделать привлекательную презентацию и т. д

Это все, что относится к идейной стороне выставочной деятельности. Кроме этого есть еще и масса организационных вопросов. Поэтому для создания эффективного выставочного бизнеса рекомендуется первоначально составить подробный бизнес-план.

Как составить бизнес-план выставочного центра

Бизнес-план – это то, с чего начинается любая предпринимательская деятельность. В нынешних условиях без него не обойтись. Чтобы добиться успеха в деле, предпринимателю нужно действовать по заранее спланированной схеме, просчитав изначально каждый свой шаг. Кроме того, грамотно составленный бизнес-план поможет привлечь инвесторов, что будет очень уместно при открытии выставочного бизнеса ввиду крупных первоначальных затрат. Как составить бизнес-план выставочного центра и что он должен включать? Это основные разделы бизнес-плана с кратким описанием того, что нужно в них отразить:

• Вступление – здесь следует кратко изложить общую информацию о проекте, указать его стоимость, необходимость в дополнительных источниках финансирования и экономическую эффективность – составляется по завершении работы над бизнес-планом и резюмирует выводы по другим разделам
• Обзор рынка – в этой части нужно представить информацию по основным конкурентам и экономической обоснованности и актуальности собственного проекта
• Инвестиционный план – подробно описать все возможные единовременные и текущие расходы для открытия выставочного центра и вывести общую сумму
• Производственный план – отразить основные хозяйственные операции и бизнес-процессы, осуществление которых необходимо для реализации проекта
• Маркетинговая часть – должна содержать принципы ценообразования, схемы продвижения услуг выставочного центра, рекламу и т. д.
• Финансовый план – представить расчет прогнозируемой прибыли, отразить все финансовые данные проекта и, как итог, показатель предполагаемой рентабельности бизнеса
• Риски и гарантии – в этом разделе нужно проанализировать существующие риски и предложить схему их минимизации

Это примерная структура бизнес-плана для открытия выставочного центра. Вы можете воспользоваться ей при составлении собственного проекта или доверить написание бизнес-плана профессионалам.

Что нужно для открытия выставочного центра

Выставочный бизнес, как и любая предпринимательская деятельность для своего законного существования должен пройти государственную регистрацию. Что лучше открыть - ИП или ООО решает сам организатор, в законе требований относительно формы предприятия нет.

Кроме регистрации в налоговом органе, организатору выставочного центра предстоит пройти не менее важный и, пожалуй, самый сложный из всех этап – подготовку помещения. Площадь комплекса, в котором будут проходить выставки, должна быть не менее 2 тысяч кв.м. Помещение должно иметь высокие потолки, просторные залы и павильоны и быть очень хорошо освещенным. Стоит ли говорить о том, что внешнее и внутреннее убранство центра должно быть безупречным? Ведь от того, насколько красиво, уютно и модно будет устроено помещение, зависит количество посетителей и желание экспонентов принимать участие в проведении выставок.

Помещение может быть арендовано или построено специально для этих целей. Второй вариант представляется более целесообразным, поскольку аренда такой большой площади будет обходиться очень дорого, и окупаемость проекта может затянуться надолго. Строительство выставочного центра связано с большими единовременными затратами, но в дальнейшем позволит существенно экономить на текущих расходах.

Кроме помещения для размещения центра понадобится специальное оборудование для организации выставок: демонстрационные столы, стеллажи, стенды, витрины, подиумы, подставки и т. д. Одной из составляющих успеха в выставочном бизнесе является качественная работа персонала. Если вы предполагаете открытие полномасштабного центра для проведения выставок, есть смысл в том, чтобы собрать сплоченную команду сотрудников (организаторов, оформителей, специалистов по рекламе и т. д), работающих на результат.

Организация выставок

При организации выставки первое, что нужно сделать – это выбрать направление и определить масштаб мероприятия. В зависимости от тематики выставки могут быть:

• Художественные
• Научные
• Технические
• Торговые (сюда же относят выставки-продажи и выставки-ярмарки) и т.д

Для бизнес-сообщества наибольший интерес представляют выставки-продажи и выставки-ярмарки. Участники таких мероприятий в рамках выставки демонстрируют потребителям свои лучшие достижения, передовые разработки, технологические новинки и т. д. От обычной выставки их отличает то, что посетитель может приобрести выставленную продукцию, чтобы опробовать ее до того, как она вышла в массовое производство.

Как организовать выставку-ярмарку или выставку-продажу? Для этого нужно заранее определить дату мероприятия (желательно за 2-3 месяца), тематику и критерии отбора экспонентов.

Следующий этап – это распространение информации о предстоящей выставке среди потенциальных участников. Для этого используются СМИ, реклама на местном радио и телевидении, интернет-коммуникации и т. д. Предлагая организациям принять участие в выставке-продаже или ярмарке, следует оговаривать дату, до которой возможно подать заявку на участие. Когда все экспоненты выставки-продажи определены, нужно выполнить следующие действия:

• Разработать проект экспозиции
• Составить интересную программу проведения выставки-продажи (привнести элемент праздника, включить мастер-классы)
• Заинтересовать клиентскую аудиторию (провести рекламную кампанию)
• Организовать работу обслуживающего персонала
• Составить план расходов

Затраты на организацию выставки и способы извлечения прибыли

Сколько стоит организовать выставку – зависит от того, какие материальные и трудовые ресурсы необходимы для ее проведения. Все затраты можно условно подразделить на 4 группы:

• На эксплуатацию выставки-продажи (аренда помещения, если оно не в собственности, коммунальные платежи, организация противопожарной безопасности и т. д.)
• На творческую подготовку (разработка сценария, художественное оформление и т. д.)
• На техническое оснащение и реализацию выставки (подготовка оборудования, приобретение необходимых материалов, транспортировка экспонатов, заработная плата персоналу, налоги на малый бизнес)
• На рекламу

Минимальное значение себестоимости выставочного мероприятия составляет примерно 300 тысяч руб. Максимальное определить сложно, поскольку все зависит от количества экспонентов, от необходимости создания дополнительных условий для выставляемых экспонатов. Доход организатора, который можно выручить с одной выставки-продажи (выставки-ярмарки), превышает себестоимость в несколько раз. Цена за участие организации в подобном мероприятии варьируется от 120 до 500 тысяч руб. в зависимости от масштабов самой выставки и количества и площади выставочных стендов.

Организация передвижной выставки

На базе действующего выставочного центра можно реализовать множество интересных идей. Одна из них – организация передвижной выставки. Чем привлекателен такой замысел? Тем, что организатору не нужно создавать проект,  оформлять экспонаты, а достаточно просто арендовать готовый пакет передвижной выставки и разместить на территории центра. Экспонировать можно предметы старины, декоративных бабочек, фотоматериалы, элементы современного дизайнерского дела.

Как организовать передвижную выставку? Все достаточно просто. Необходимо найти интересное предложение. Многие музеи сегодня сдают в прокат готовые экспонаты. Детали организации выставки согласовываются непосредственно с представителями музеев и фондов. Предварительная подготовка включает:

• Выбор периода размещения выставки (продолжительность составляет в среднем 7-10 дней)
• Проведение рекламной кампании (желательно начинать активно рекламировать экспозицию за 1-1,5 месяца)
• Заключение договора о проведении выставки
• Страхование экспонатов (при необходимости)
• Транспортировка выставочных материалов и их размещение в выставочном центре

Доходная часть такого проекта формируется за счет реализации входных билетов и оказания дополнительных услуг (продажа памятных сувениров и открыток, фотосъемка и т. д.). В заключение ко всему хотелось бы добавить, что выставочная деятельность сегодня имеет неплохие перспективы развития именно в бизнес-сегменте. Все большее количество предпринимателей рассматривает участие в выставках, как одно из самых эффективных средств маркетинга.

Организация выставки – это труд не одного дня и не одного человека, это кропотливая работа скоординированного и объединенного общей целью коллектива. В то же время это очень интересная и познавательная деятельность, приносящая не только эстетическое удовольствие, но и хороший доход. В следующем видео содержится презентация одного из крупнейших в России выставочных комплексов и рассказ о том, какие услуги можно реализовать в рамках подобного центра: