Перед покупкой онлайн-кассы необходимо рассчитать затраты на ее установку и обслуживание. Расходы на ККТ нового образца могут иметь достаточно большие размеры, поэтому их всегда следует учитывать заранее при организации торговой точке. Подробнее о том, во сколько обойдется онлайн-касса и о том, как можно сэкономить на покупке аппарата, вы узнаете в этой статье.
Основные затраты
В список основных затрат по покупке и подключению кассового аппарата входят:
- Собственно покупка кассы, соответствующей требованиям 54-ФЗ
- Покупка фискального накопителя
- Покупка дополнительного оборудования
- Подключение кассы к интернету
- Обслуживание кассы в течение срока эксплуатации
- Покупка программного обеспечения и его настройка
- Заключение соглашения с оператором фискальных данных
- Регистрация кассы в ФНС
Стоимость онлайн-кассы зависит от ее типа и функционала. Самая бюджетная касса - простой кнопочный терминал - будет стоить от 4 000 рублей. Цена на продвинутые POS-системы обычно начинается от 16 000 рублей. Стоимость покупки и обслуживания кассы часто зависят от региона, в котором работает бизнес, и от условий конкретного дистрибьютора. При выборе кассы в первую очередь обращайте внимание именно на бюджетные варианты - но учтите, что самые дешевые решения часто оказываются наименее функциональными.
Стоимость фискального накопителя в разных магазинах примерно одинакова. Она зависит от срока действия: накопитель на 13 или 15 месяцев стоит от 6 000 рублей, а на 36 месяцев - от 9 000 рублей. Можно купить кассу с ФН в комплекте - зачастую это выгоднее, чем покупать оборудование по отдельности.
Обслуживание
Если вы заключаете договор с сервисным центром, то обслуживание кассы потребует от владельца оплаты в размере от 3000 рублей в месяц или год. В эту сумму включены техническая поддержка, ремонт и замена, обучение кассиров и другие условия. Некоторые поставщики онлайн-касс и сервисные центры предоставляют эти услуги или их часть бесплатно.
Учитывайте стоимость интернета, необходимого для работы онлайн-касс. В некоторых случаях достаточно SIM-карты с самым простым и недорогим тарифом. Проводное подключение стоит от 500 рублей в месяц в зависимости от расценок провайдера для бизнеса. Провод можно подключить непосредственно к кассе или к точке Wi-Fi. Также стоит завести резервное подключение на случай нестабильного соединения.
Установка и подключение
Некоторые поставщики и дистрибьюторы предлагают услуги по регистрации и настройке кассы. Они могут взять на себя первичную настройку аппарата, заключение договора с ОФД, постановку кассы на учет в ФНС, обучение кассиров и некоторые другие операции. Такой вариант поможет вам, если вы по какой-то причине не можете установить и настроить кассу сами.
Вы можете заказать как отдельные услуги, так и полную настройку кассы под ключ. Стоимость отдельных услуг зависит от их вида и составляет от 2 000 рублей за каждую. Подключение кассы с полной настройкой стоит от 6 000 рублей. Иногда оно может быть включено в стоимость кассы.
Настройка и покупка ПО
Для комфортной работы с кассой и товарами вам также потребуется соответствующее программное обеспечение. Оно позволит вам вести базу товаров, просматривать операции по кассам и анализировать программы. Если вы используете фискальный регистратор - устройство, которое требует подключения к компьютеру - то для работы с кассой такая программа будет обязательной. Для смарт-терминала необходимо будет установить и настроить программу, в которой будет работать кассир.
Стоимость покупки ПО и его установки может обойтись от 1 000-3 000 рублей. Лицензия оплачивается на определенный период (месяц, квартал или год) или бессрочно. Кассовые программы от производителей и утилиты для настройки аппаратов, как правило, предоставляются бесплатно. Некоторые поставщики программного обеспечения предлагают бесплатные версии ПО для работы с кассой - такие варианты, как правило, ограничены по функционалу или времени использования.
Заключение договора с оператором фискальных данных
Оператор фискальных данных служит посредником между кассой и налоговой службой. Он хранит и обрабатывает данные об операциях, проведенных через аппарат, формирует и отправляет чеки. Наличие договора с ОФД - обязательное требование для использования онлайн-кассы по закону.
В России действует 21 оператор фискальных данных, и их расценки примерно одинаковы. Стоимость услуг ОФД составляет от 1-3 тысяч рублей. Она, как и программное обеспечение, может оплачиваться за месяц, квартал или год.
Регистрация ККТ в налоговой службе
Перед использованием онлайн-кассу необходимо зарегистрировать ее в налоговой службе. Сам процесс бесплатный, но в нем нужно учитывать два нюанса:
- Чтобы отправить онлайн-заявку на регистрацию кассы, вам потребуется электронная подпись. Она же будет необходима для заключения договора с ОФД. Для регистрации стоит оформить отдельную подпись, так как другие (например, используемые в документообороте) налоговая может признать недействительными. Стоимость электронной подписи и программы для работы с ней - от 2 500 рублей в год
- Данные, которые вы получите в ФНС и у ОФД, нужно будет ввести в настройки кассы с установленным фискальным накопителем. Заменить или удалить их после этого будет нельзя. Если вы введете их неправильно, то вам придется покупать новый ФН. Будьте внимательны при настройке кассы - если вы сомневаетесь, то стоит доверить ее специалистам
Полная стоимость онлайн-кассы
Ниже представлена таблица, в которой можно увидеть полную стоимость онлайн-кассы с учетом всех основных статей расходов. Итоговая цена зависит от специфики вашего бизнеса и конкретных запросов предпринимателя. Первые четыре пункта обязательны для всех. Остальные затраты осуществляются по желанию бизнесмена.
| Оборудование или услуги | Кому и зачем нужно | Цены в рублях |
| Касса | Обязательно всем | От 4000 до 60000 руб. |
| Фискальный накопитель | Обязательно всем | От 6000 руб. за 13/36 мес. От 9000 руб. за 36 мес. |
| Услуги ОФД | Обязательно всем, кроме жителей удаленных регионов | До 3000 руб. за 1 год |
| Интернет | Обязательно всем, кроме жителей удаленных регионов | Мобильный - от 100 руб. в мес. Проводной - от 500 руб. в мес. |
| Товароучетная программа | Нужна тем, кто ведет товарную базу и указывает в чеках наименование товара, необходима при работе с маркировкой | От 1 000 рублей (в месяц, квартал или год, либо бессрочно) Доступны бесплатные варианты |
| Электронная подпись | Нужна для регистрации кассы в налоговой и заключения договора с ОФД в режиме онлайн | От 2500 руб. в год |
| Услуги по настройке кассы | Для тех, кто не хочет сам разбираться в настройке оборудования или тем, кому нужно интегрировать много дополнительных устройств. Сюда же относится техническое обслуживание касс | Единоразовые - от 2000 руб. Комплексные - от 5500 руб.в год |
| Цифровой ключ для ЕГАИС | Для продажи алкоголя - обеспечивает доступ к системе | От 2000 руб. в год |
| УТМ-модуль | Для продажи алкоголя - через него нужно передавать данные в ЕГАИС. Не нужен, если касса имеет встроенный модуль или подключается к компьютеру | От 10000 руб. |
| Сканер штрих-кодов | Сканер 1D-кодов ускоряет работу магазина: с ним быстрее вносить товары в кассу и пробивать покупки Сканер 2D-кодов нужен для считывания акцизных марок (обязателен для ЕГАИС) и маркировки (обязательно для продажи маркированной продукции) | От 3000 руб. |
| Терминал сбора данных | Нужен для сканирования штрих-кодов и обработки информации о товарах, может потребоваться при работе с маркировкой | От 18 000 руб. |
| Весы | Нужны для продуктовых магазинов, продающих товары на развес | От 2300 руб. |
| Принтер этикеток | Нужен, чтобы печатать штрих-коды или этикетки товаров, может требоваться при работе с маркировкой | От 11000 руб. |
| Эквайринг | Нужен для приема безналичной оплаты с банковских карт или электронных кошельков. Условия зависят от банка или платежного сервиса, который предоставляет услугу | Терминал - от 12000 руб. Комиссия с оборота - от 1,2% Платежная форма для сайта предоставляется бесплатно |
Самый дешевый вариант использования онлайн-кассы
Как видно из статьи, покупка онлайн-кассы может стоить очень дорого. Однако, на ней можно сэкономить - в этом вам помогут следующие правила:
- Подбирайте кассу, исходя из возможностей магазина и условий продажи. Небольшой торговой точке с маленьким потоком клиентов и не самой объемной базой товаров не нужна продвинутая и дорогая POS-система. Обратите внимание на самые дешевые варианты - они позволят вам получить простую в обращении и не перегруженную лишними функциями кассу
- Следите за спецпредложениями. Многие производители и дистрибьюторы кассовой техники часто устраивают акции, которые позволяют купить онлайн-кассу и получить дополнительные услуги более выгодно. Также онлайн-кассы своим клиентам предлагают некоторые банки - например, Сбербанк или ВТБ. Если у вас открыт расчетный счет в одном из них - попробуйте обратиться к нему
- Рассмотрите альтернативные способы получения касс. Некоторые компании предлагают взять онлайн-кассу в аренду - так вы сможете пользоваться ей в течение некоторого времени. Потом можно купить кассу в собственность или приобрести другой аппарат. В стоимость аренды часто включены услуги по настройка кассы и договор с ОФД. Также кассу можно купить в кредит или рассрочку, но такой вариант подойдет не всем
- Не забывайте про налоговый вычет. Индивидуальные предприниматели, которые работают на патенте, имеют право вернуть до 18 000 рублей с каждой купленной кассы. При этом для оформления вычета важно соблюдать ряд определенных условий
- Если у вас есть старый кассовый аппарат - узнайте, можно ли модернизировать его. Иногда это стоит дешевле, чем покупка новой онлайн-кассы. Чтобы обновить аппарат, необходимо докупить и установить специальное оборудование, а также обновить прошивку. За этими услугами стоит обращаться в сервисный центр
Таким образом, грамотный подход позволит вам купить удобный и соответствующий требованиям закона кассовый аппарат, и неплохо сэкономить при этом. Помните, что потратиться один раз на покупку онлайн-кассы лучше, чем регулярно платить штрафы за ее отсутствие.
Вопрос-ответ
Некоторые категории предпринимателей имеют право не использовать онлайн-кассы. К ним относятся:
- Газетные киоски
- Предприятия, торгующие ценными бумагами
- Банки и другие финансовые организации
- Торговцы на рынках и в поездах
- Фруктовые, овощные и бахчевые развалы
- Пункты приема утильсырья
- Продавцы безалкогольных напитков в розлив и мороженого
- Няни и сиделки
- ИП, сдающие жилье в аренду
- Религиозные организации
- И некоторые другие
Фискальный накопитель на 13 месяцев предназначен для ИП и юрлиц на ОСНО, а также для тех, кто продает подакцизные товары — например, алкоголь или табак. Если вы используете УСН или патент, либо работаете в сфере услуг, то вам будет необходим ФН на 36 месяцев.
Штраф за отсутствие кассовой техники нового образца составляет до 50% (для ИП) или до 100% (для ООО) от суммы выручки. Если касса не соответствует требованиям или неправильно зарегистрирована в налоговой, то штраф будет составлять до 3 000 и 10 000 рублей соответственно.
Источники
- initpro.ru: Покупка и аренда онлайн-кассы: сколько стоит и на чем можно сэкономить
- glavbukh.ru: Сколько стоит онлайн-касса и ее обслуживание для ИП в 2019 году
Автор #ВЗО. Молодой предприниматель, успел открыть несколько проектов разной степени успешности. Своим опытом и мнениями он делится с нашим сайтом. Он расскажет о том, что должен знать и делать начинающий бизнесмен, чтобы облегчить ведение своего дела и избежать возможных проблем.
