Что такое виртуальная бизнес-карта
Это банковская карта, которая существует только в цифровом варианте, без пластикового носителя. Она привязана к расчетному счету ИП или ООО. Ее можно бесплатно выпустить с помощью мобильного или интернет-банка за считанные минуты. Звонить в банк и посещать его отделение не придется, так же как и ожидать доставки карты. Кроме того, большинство банков обслуживают виртуальные бизнес-карты бесплатно.
Использовать ее можно сразу после выпуска, а работает она точно так же, как и пластиковая. Ею можно расплачиваться онлайн по номеру карты или в офлайн точках после привязки к Google Pay, Apple Pay или Samsung Pay.
В целом виртуальная или цифровая бизнес-карта является полным аналогом пластиковой корпоративной карты. Она так же привязана к расчетному счету, только не имеет физического пластикового носителя. Заказать к ней пластиковую карту с теми же реквизитами не получится.
Хранится такая карта в личном кабинете интернет-банка или в мобильном приложении. Она безопаснее пластика, так как к ней сложнее получить доступ посторонним.
Как работает виртуальная бизнес-карта
Виртуальную бизнес-карту можно использовать как обычную дебетовую. Например, для оплаты покупок в интернете можно указать ее реквизиты на сайте и привязать их для дальнейших покупок там же. Для еще большей безопасности можно установить лимиты на расходные операции в сутки и за месяц.
В офлайн магазинах тоже можно расплатиться, но бесконтактным способом. Для это на устройстве Android нужно добавить бизнес-карту в приложение Mir Pay или Samsung Pay.
Можно завести несколько виртуальных бизнес-карт для распределения расходов. Например, с одной выполнять регулярные платежи, такие как арендная плата. А с другой — переменные, например, расходы на топливо. Таким образом расходы будет контролировать проще.
Удобно использовать цифровую бизнес-карту и в командировках. Ею можно расплатиться за бронь билетов и гостиницы, аренду автомобиля, проход в бизнес-зал и многое другое. Установленный лимит не позволит мошенникам воспользоваться деньгами на счете, кроме того, получить доступ к цифровой карте очень сложно.
При этом нужно помнить, что все деньги на бизнес-карте подотчетные. То есть, к любым расходам должны прикладываться акты, чеки, квитанции, банковские выписки и другие документы, которые подтверждают платеж.
При снятии с виртуальной карты наличных, тоже нужно подтвердить документально, куда пошли деньги. Если была потрачена не вся сумма, остаток нужно сдать в кассу.
ИП может тратить деньги с карты как на нужды бизнеса, так и на личные, так как на расчетном счете находятся его собственные деньги. При этом организации могут тратить деньги со счета корпоративной карты только на нужды бизнеса.
Каким компаниям может понадобиться виртуальная корпоративная карта
Пользоваться бизнес-картами могут любые компании, независимо от оборота и сферы деятельности. Особенно выгодна такая карта будет для тех организаций, которые:
- Часто отправляют сотрудников в командировки и оплачивают их расходы
- Оплачивают в безналичной форме услуги и работы, которые оказывают компании, а также закупают товары для текущей деятельности и использования внутри организации
- Оплачивают безналично поставки по договорам
- Хотят в режиме онлайн контролировать расходы сотрудников
- Хотят игнорировать правило предельного размера расчетов наличными по одному договору. ЦБ установил лимит в размере 100 000 рублей (п. 4 указания Банка России № 5348-У от 09/12/19)
- Покупать товары онлайн
- Хотят ускорить работу бухгалтерии
- Хотят без усилий установить лимит трат сотрудников
Однако не стоит игнорировать следующие моменты, чтобы не получить проблем:
- Все операции по картам отслеживают на предмет их возможного отмывания. Если проводить по бизнес-карте сомнительные операции, это может спровоцировать проверку со стороны банка или ФНС
- Расходы по карте должны быть документально подтверждены. К каждой расходной операции должен иметься соответствующий документ — чек, квитанция, акт, выписка из банка или иной
- Перед поездкой за границу лучше заранее уточнить у банка, каким образом можно будет подтвердить совершенные там операции
Документы для оформления
Для оформления дебетовой бизнес-карты банк требует минимальный пакет документов. Обычно это:
- Паспорт
- ИНН
Также нужно будет указать название организации и ФИО руководителя. При оформлении карты через мобильное приложения, скорее всего никаких документов предоставлять не потребуется.
Общие требования к компаниям
Получить дебетовую корпоративную карту могут любые компании, как ИП, так и ООО или АО. Единственное требование банков — расчетный счет организации должен быть открыт в том банке, где планируется оформить бизнес-карту.
Часто задаваемые вопросы и ответы
Как расплатиться виртуальной бизнес-картой?
Как пополнить виртуальную карту в банкомате?
Можно ли установить лимит трат по определенной корпоративной карте?
Можно ли расплачиваться виртуальной бизнес-картой за бензин, домашний интернет и мобильную связь, если это все нужно для работы компании или ИП?
Какие документы нужны для отчетности по тратам на представительские расходы по бизнес-карте?
Отчетные документы обязаны собирать АО и ООО при любой системе налогообложения, а также индивидуальные предприниматели на ОСНО и УСН «Доходы минус расходы». Для подтверждения оплаты представительских расходов нужны стандартные первичные документы (квитанции, чеки, акты и т.д.). Кроме того, нужно оформить сопутствующую документацию:
- Приказ о проведении мероприятия. В нем должна быть указана цель и состав сотрудников, которые примут в нем участие. В качестве цели можно указать деятельность по привлечению потенциальных клиентов, заключение контракта и другое.
- Смета расходов на покупки для мероприятия
- Отчет о проведении мероприятия. В документе должно быть указано место и время проведения мероприятия, состав участников, программа, общая сумма расходов. Кроме того, если на мероприятии были заключены договоры, их тоже нужно внести в отчет