Нужно ли хранить чеки по эквайрингу: о чем говорит закон и какие требования предъявляют банки

Нужен ли чек при эквайринге

При оплате картой, через интернет-эквайринг или QR-код продавец обычно обязан сформировать фискальный кассовый чек. Для 54-ФЗ это расчет с покупателем, а способ оплаты сам по себе не отменяет применение онлайн-кассы, если для конкретной операции нет отдельного освобождения.

Важно не путать два документа. Фискальный кассовый чек формируется на онлайн-кассе, передается покупателю и уходит оператору фискальных данных. Слип-чек или отчет POS-терминала подтверждает банковскую операцию по эквайрингу и нужен прежде всего для сверок с банком и разбора спорных платежей.

Письмо Минфина № 03-03-07/21069 от 24 марта 2021 года подтверждает, что документы по оплате банковской картой могут использоваться для подтверждения расходов, но при этом ключевое значение имеет кассовый чек с обязательными реквизитами. Поэтому бизнесу стоит хранить не только фискальные данные, но и документы по эквайрингу, которые требует договор с банком.

Сколько хранить чеки по эквайрингу

Универсального отдельного срока именно для бумажных слип-чеков в законе нет. Практически безопасное правило такое: документы, которые подтверждают доходы, расходы, возвраты, сверки и спорные операции, храните не меньше пяти лет. Этот срок следует из статьи 29 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» для учетных документов и из статьи 23 НК РФ для данных бухгалтерского и налогового учета.

По 54-ФЗ владелец кассы также должен обеспечивать сохранность фискального накопителя после окончания его использования. Электронные фискальные данные хранятся у оператора фискальных данных, но это не заменяет внутренний архив документов по эквайрингу и условия договора с банком-эквайером.

Если договор эквайринга или запрос банка устанавливает специальный срок хранения или передачи слипов, реестров операций, закрывающих отчетов по терминалу и пояснений, ориентируйтесь на этот срок. Если срок не прописан, для учетных и налоговых целей лучше сохранять документы пять лет, а по спорным платежам — до полного завершения спора, даже если общий срок уже истекает.

Старое правило о хранении копий товарных и кассовых чеков 10 дней к этой ситуации применять не стоит: оно было связано с утратившими силу нормами и не покрывает современные онлайн-кассы, ОФД и документы по эквайрингу.

Для чего нужно сохранять чеки

Сохраненные чеки, слипы и отчеты по терминалу нужны компании для нескольких задач:

• подтвердить доход, расход, возврат или отмену операции;
• сверить выручку по кассе, расчетному счету и отчетам банка-эквайера;
• ответить на запрос банка по спорной операции или chargeback;
• разобрать претензию покупателя;
• подготовить документы для налоговой проверки или внутреннего аудита.

Банк, с которым заключен договор эквайринга, может запросить документы по конкретной операции или периоду. При правильном архиве подготовка ответа занимает меньше времени и снижает риск удержаний или проигранного спора по операции.

Как хранить чеки

Бумажные слипы и отчеты часто печатаются на термоленте, которая со временем выцветает. Поэтому лучше хранить оригинал в сухом темном месте и дополнительно делать скан или копию, чтобы информация оставалась читаемой. Копию удобно заверять подписью ответственного сотрудника и прикладывать к оригиналу.

Разделяйте документы по датам, терминалам и торговым точкам. Для электронных документов сохраняйте отчеты из кассовой программы, личного кабинета банка-эквайера и ОФД в отдельном архиве с резервной копией.

Когда срок хранения истек и по операции нет проверки, претензии или банковского спора, документы можно передать в архив или уничтожить по внутреннему порядку компании.

Передача слип-чеков в банк

Сверка итогов по POS-терминалу обычно происходит ежедневно: банк-эквайер получает данные по проведенным операциям, а у торговой точки остается закрывающий отчет по терминалу. Но иногда банк присылает запрос на слип, отчет или пояснение по операции, например при претензии покупателя или проверке подозрительной транзакции.

Срок и способ ответа зависят от договора эквайринга и текста запроса. Некоторые банки принимают документы через личный кабинет или электронную почту, другие могут попросить бумажные копии. Действуйте по инструкции банка и сохраняйте подтверждение отправки.

Базовый порядок такой:

Источники

• 54-ФЗ, статья 1.2: сфера и правила применения ККТ
• 54-ФЗ, статья 4.1: требования к фискальному накопителю
• 54-ФЗ, статья 4.7: требования к кассовому чеку
• 402-ФЗ, статья 29: хранение документов бухгалтерского учета
• НК РФ, статья 23: обязанности налогоплательщика по хранению документов
• Письмо Минфина № 03-03-07/21069 от 24.03.2021