Онлайн-кассы в сфере услуг: как выбрать и применять

Юрий Муранов

Главный редактор

Применение онлайн-кассы при оказании услуг населению

Онлайн-касса отличается от техники старого образца тем, что постоянно подключается к интернету для передачи данных о транзакциях в налоговую службу. Для записи и хранения информации она использует фискальный накопитель — устройство, которое заменяет старую ЭКЛЗ. Между предпринимателем и ФНС теперь стоит посредник — оператор фискальных данных, который обрабатывает информацию и формирует чеки.

Какие онлайн-кассы лучше подходят для сферы услуг?

Выбор кассового решения во многом зависит от специфики услуг, которые вы оказываете. Важно учитывать поток клиентов, количество предоставляемых услуг, наличие бонусной программы или предложений для постоянных клиентов, и другие особенности. Исходя из этого, выберите аппарат с наиболее оптимальными характеристиками.

Тип кассового аппарата может быть любой — автономная кнопочная касса, фискальный регистратор с подключением к компьютеру или смарт-терминал с сенсорным экраном. Важное условие — касса должна уметь работать с услугами в базе и печатать бланки строгой отчетности. Аппарат должен соответствовать требованиям 54-ФЗ — иметь подключение к интернету и разъем для фискального накопителя.

Важно учитывать дополнительные функции выбранной вами кассы. Если услуга предполагает выезд к клиенту, то вам потребуется переносная касса со встроенным аккумулятором и подключением к интернету через SIM-карту. Если предполагается наличие услуг для постоянных клиентов — используйте оборудование с поддержкой программ лояльности. Если вы принимаете безналичный расчет — узнайте, есть ли у кассы поддержка такого способа оплаты.

Те, кто оказывает услуги через интернет, тоже должны использовать онлайн-кассы и выдавать покупателям чеки. Если платежей в офлайне у вас нет, то хорошим вариантом будет аренда облачной кассы. Вам не нужно будет иметь дополнительное оборудование на рабочем месте — платежная форма на сайте будет подключена к удаленному аппарату, установленному в защищенном дата-центре.

Рассмотрим на нескольких примерах, как правильно выбрать кассу для того или иного предприятия.

Для общепита и кафе

Организация кафе или ресторана часто требует специфического оборудования и программного обеспечения, которое способно обрабатывать заказы от клиентов и контролировать процесс их выполнения. Многие производители учитывают это и выпускают специализированные онлайн-кассы для общепита. Такие решения есть, например, у компаний Эвотор или Дримкас.

Онлайн-кассы для общепита от этих компаний разработаны на базе смарт-терминалов с сенсорным экраном на операционной системой Android. Они позволяют использовать программы, которые позволяют настраивать меню заведения и обрабатывать заказы от клиентов, в том числе в нескольких залах. К кассе можно подключить дополнительное оборудование — например, весы или банковский терминал.

Для юридических и подобных им услуг

Услуги юристов, психологов и риелторов также попадают под требования 54-ФЗ. Если вы зарегистрированы как предприниматель, то вам будет необходимо использовать онлайн-кассу. Для юридических услуг строгих требований к кассовой технике нет. Достаточно будет простого автономного аппарата.

Также вы можете воспользоваться фискальным регистратором. Это устройство подключается к компьютеру и управляется при помощи специальной программы. Сам по себе фискальный регистратор только передает данные в ФНС и печатает чеки. Работать отдельно от компьютера он не может. Цена такого устройства обычно сопоставима с автономной кассой.

Для ломбардов

Нужна ли онлайн касса для ломбардов? Зависит от услуги, за которой обращается клиент. Для оформления займов под залог наличие кассы не требуется, так как такая деятельность не попадает в категорию сферы услуг и регулируется другими законами. ККТ будет необходима вам для продажи залогового имущества или оказания платных консультаций.

Для ритуальных услуг

Новые требования 54-ФЗ действуют и для ритуальных услуг. Предприниматели, которые работают в этой сфере, также обязаны выдавать чеки или бланки строгой отчетности клиентам. К ритуальным услугам относятся как собственно организация похорон, так и изготовление сопутствующей атрибутики — гробов, венков, памятников и так далее. Исключение — организации, которые продают религиозные атрибуты или проводят обряды: они имеют право не применять кассы.

Так как представители ритуальных агентств часто работают с выездом к клиенту (например, на дом или в больницу), то им стоит обзавестись мобильными кассами. Это может быть как простой кнопочный аппарат, так и смарт-терминал на базе сенсорного планшета. Такое устройство можно также использовать и на стационарной точке.

Для курьеров

Курьерская доставка товаров, документов, услуг — деятельность специфическая. Она предполагает работу вне помещения с постоянным передвижением по городу или за его пределами. Такой принцип работы часто подразумевает большое количество продаж, особенно если организация имеет в своем штате много таких сотрудников. Переход на онлайн-кассы потребовал специфического решения для этой сферы деятельности. И таким решением стала мобильная онлайн-касса для курьеров.

Для турагентств

Для турагентства, в том числе на УСН, тоже требуется онлайн-касса. Требования к ней — те же, что и для остальных организаций в сфере услуг. Туристическое агентство имеет небольшое или среднее количество продаж за день. Поэтому для него достаточно простого автономного аппарата или фискального регистратора. Желательно наличие поддержки безналичного расчета, в том числе через интернет.

Для интернет-услуг

Закон требует наличия онлайн-кассы и при оказании различных услуг (например, образовательных или консультационных) через интернет. При безналичной оплате на сайте информация о транзакции должна передаваться в налоговую, а покупатель должен получить электронный чек. Если вы ведете расчеты только с юридическими лицами и принимаете оплату через платежные поручения, то вы имеете право не применять кассовую технику.

Для интернет-услуг хорошим вариантом будет аренда облачной кассы. Платежная форма будет подключена к удаленному кассовому аппарату, который будет обрабатывать операции и отправлять чеки. Сервис аренды обеспечит техническое обслуживание касс и бесперебойный доступ к ним в круглосуточном режиме.

Для образовательных услуг

Также под требования 54-ФЗ попадают и образовательные учреждения, которые берут плату за свои услуги — коммерческие учебные заведения, автошколы, курсы повышения квалификации и другие. Они также должны использовать технику нового образца и выдавать чеки. Другое важное условие — выдача подтверждающего факт прохождения обучения документа (например, диплома, сертификата или свидетельства).

Для других отраслей

В 2018 году требования закона начали действовать, в том числе, и для бытовых услуг. В эту категорию входят, например, парикмахерские, услуги ремонта и дизайна, фотографы и службы проката техники. Также иметь кассу обязаны те, кто оказывает медицинские и ветеринарные услуги, в том числе стоматологии. Требования к кассе обычно те же, что и для других категорий предпринимателей. В зависимости от специфики бизнеса это может быть как простой автономный аппарат или фискальный регистратор, так и более продвинутый смарт-терминал.

С 2019 года онлайн-кассы стали обязательны для общественного транспорта — автобусов, троллейбусов, трамваев, метро и маршрутных такси. Ранее такая деятельность была освобождена от них. В каждом транспортном средстве на маршруте должен стоять свой аппарат, который будет выдавать бумажный или электронный чек одновременно или вместо билета. В метро чеки выдаются при покупке жетонов или транспортных карт. Похожие требования существуют для такси и грузоперевозок.

Предприниматели в некоторых категориях услуг освобождаются от использования онлайн-касс вовсе. Сюда относятся:

• Банковские и финансовые услуги (кроме приема платежей через терминалы)
• Прием утильсырья (кроме драгоценных металлов и камней)
• Мелкое бытовое обслуживание (ремонт одежды и обуви, изготовление ключей)
• Уход и присмотр за детьми, пожилыми людьми и инвалидами
• Услуги по вспашке огородов и поколу дров
• Услуги носильщиков в аэропортах и вокзалов
• Библиотечные услуги (кроме частных библиотек)

Лучшие онлайн кассы для сферы услуг

 Многие крупные компании предлагают онлайн-кассы для сферы услуг. У них есть решения как для представителей малого бизнеса, так и для более крупных компаний с большим потоком клиентов. Среди наиболее популярных решений можно отметить следующие:

• Смарт-терминалы Эвотор. Эти устройства удобны в обращении благодаря сенсорному экрану и операционной системе на базе Android. В линейке Эвотор есть как стационарные, так и мобильные модели касс — вы сможете выбрать подходящий вариант для вашей точки. Компания предусматривает установку на кассы дополнительных программ, которые упростят обслуживание клиентов и создание программ лояльности. Стоимость кассы без фискального накопителя — от 13 700 рублей
• Фискальные регистраторы Вики. Фискальный регистратор — это устройство, которое необходимо подключить к кассовой программе на компьютере, смартфоне или планшете. Такое решение удобно для стационарного использования, а его функционал ограничен только возможностями используемого ПО. Регистраторы Вики подходят для сферы услуг и совместимы со многими популярными программами, их цена составляет от 4 900 рублей
• Автономные аппараты Атол 91Ф. Это простые, но при этом удобные в обращении кнопочные устройства, рассчитанные на мобильное использование. Касса имеет небольшие размеры и может работать в течение продолжительного времени от встроенного аккумулятора. Для настройки кассу можно подключить к компьютеру, а все необходимые данные легко перенести из 1С. Аппарат стоит от 8 500 рублей

Чтобы определить, какая онлайн-касса будет лучше для услуг, и подобрать наиболее подходящий вариант, сравните различные варианты и сопоставьте их характеристики.

На что обратить внимание

Новая версия закона 64-ФЗ обязывает использовать ККТ, в том числе и тех, кто не применял ее ранее — например, такси, туроператоров, центры детского развития и другие организации. Для перехода сферы услуг на кассовую технику нового образца установлен срок до 1 июля 2019 года. Срок этот общий для любых предпринимателей, независимо от организационной формы или системы налогообложения. До установки кассы необходимо выдавать клиентам бланки строгой отчетности.

Бланк строгой отчетности закон приравнивает к чеку. Он может быть распечатан на кассовом принтере или сформирован в электронном виде. В БСО обязательно должны быть указаны:

• Название оказываемой услуги
• Контакты покупателя
• Адрес организации
• Вид налогообложения
• Ставка налога

Где купить или арендовать подходящие онлайн-кассы?

Купить онлайн-кассу с желаемыми характеристиками можно несколькими способами:

• Заказать у фирмы-производителя или поставщика. Стоимость устройства в этом случае может быть меньше, но и доступный ассортимент при этом также часто ограничен
• Купить у компании-дистрибьютора. Такие магазины часто предусматривают большой ассортимент кассовой техники — вы сможете сравнить между собой предложения от разнообразных фирм. Однако, стоимость покупки также может быть заметно выше
• Купить у банка, в котором вы открыли расчетный счет. Кассовые решения своим клиентам предлагают Сбербанк, Альфа-Банк, ПСБ и другие организации. При этом список доступных предложений также будет ограничен, а цена может быть выше. Кроме того, онлайн-кассы есть не у всех банков

Некоторые компании предлагают взять кассовый аппарат в аренду. Такое решение удобно для недавно открывшегося бизнеса, для которого еще не определены многие показатели. Также вы можете взять в аренду аппарат, чтобы опробовать его перед тем, как купить в собственность. При долгосрочном использовании кассы такой вариант может быть невыгодным из-за больших переплат.

Вопрос-ответ