Онлайн-кассы для ИП

Юрий Муранов

Главный редактор

Закон об установке онлайн-касс

Основной федеральный закон, регулирующий ввод онлайн касс — № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» — был принят 22 мая 2003 года. В 2016 году в него были внесены поправки, которые устанавливают новые требования к кассовой технике и порядок перехода на них. Основные моменты в них следующие:

• Юридические лица и ИП должны заменить устаревшее кассовое оборудование на онлайн-кассы
• Новый аппарат будет автоматически передавать информацию по всем чекам в налоговую службу в режиме онлайн через оператора фискальных данных
• Индивидуальные предприниматели и ООО, имеющие патент, не смогут работать в рамках закона без новой ККТ
• Изменился порядок начисления штрафов и их размер

Теперь более подробно расскажем о том, когда введут онлайн-кассы для ИП и юридических лиц.

Кто обязан использовать новые кассы

Закон про онлайн-кассы для ИП четко указывает на тех, кто должен переходить на модернизированное оборудование за текущий год. Согласно нему, установить онлайн-кассу будут обязаны следующие категории предпринимателей:

• ИП и ООО на ОСНО и УСН, работающие в розничной торговле, общепите или сфере услуг
• ИП и ООО, применяющие ПСН, в том числе работающие в сфере услуг
• Предприниматели, занятые в сфере торговли почтовыми марками, лотерейными билетами и прочей атрибутикой (обязаны установить онлайн-кассу в пункте продажи)
• Бизнесмены, использующие торговые автоматы и устройства самообслуживания, и использующие наемный труд (обязаны интегрировать в автоматы современную кассу)
• Предприниматели и ООО, осуществляющие продажу товаров и услуг через интернет

Ранее первым двум категориям, указанным выше, разрешалось по желанию покупателя представлять платежный документ. Теперь к ним применимы общие нормативные требования российского законодательства.

Сроки установки

Сроки установки онлайн касс для ИП не могут быть нарушены: последствия подобных халатных действий могут быть весьма тяжелыми. Минимальная мера наказания, которая грозит бизнесмену — это штраф внушительных размеров, а максимальная – остановка деятельности на длительный срок. Если будут выявлены и другие нарушения, то у вас также могут конфисковать ваши товары. Для большей наглядности распределим ИП и юридических лиц по видам деятельности и нормативным срокам для установки онлайн-касс.

Конкретные сроки и штрафные санкции за их нарушение четко прописаны в нормативных актах.

Использование онлайн-касс

Применение модернизированного оборудования значительно облегчит жизнь и труд коммерсантов, и сделает бизнес более прозрачным для государственных структур и покупателей. Уменьшится количество бумажной работы, а взаимодействовать с налоговой службой владельцы касс смогут через интернет.

Использование онлайн-касс для ИП имеет значительные отличия от порядка применения старой техники, связанные с техническим устройством аппаратов и новыми методами взаимодействия с ФНС. Среди наиболее важных моментов можно отметить следующие:

• В кассу должен быть установлен фискальный накопитель — он действует от 13 до 36 месяцев
• Перед регистрацией кассы владелец должен будет заключить договор с оператором фискальных данных
• Зарегистрировать аппарат или снять его с учета можно в режиме онлайн — для этого понадобится электронная подпись
• Договор с центром технического обслуживания теперь заключать не обязательно
• Те, кто продает алкоголь, должны будут также подключить кассу к ЕГАИС
• Покупатель может получать как бумажные, так и электронные чеки — последнее особенно важно для интернет-магазинов

Штрафы за нарушение

Если проигнорировать ввод онлайн-касс для ИП, то последствия могут быть достаточно серьезными. Неприменение норм законодательства чревато для бизнес-структур внушительными штрафами, которые устанавливаются в следующем размере:

• Сумма штрафа напрямую зависит от суммы средств, прошедших мимо кассы, и чем больше эта сумма, тем больше будет размер штрафа (юридические лица обязаны будут уплатить до 100% от суммы, но не менее 30 000 рублей, а предприниматели — до 50%, но не менее 10 000 рублей)
• Повторное наказание за неприменение онлайн-касс, выставленное нарушителю в течение одного года, грозит бизнесменам и компаниям приостановлением их деятельности на срок до 3 месяцев, а должностные лица караются отстранением на срок от 2 лет
• За использование не соответствующей требованиям техники и сокрытие документов и информации от налоговых органов могут быть наложены штрафы до 3 000 рублей для ИП или до 10 000 рублей для ООО
• За непредоставление чека (электронного или бумажного) можно получить штраф до 10 000 рублей для юридических лиц и до 2 000 рублей для индивидуальных предпринимателей, на первый раз вы можете отделаться предупреждением

Срок привлечения к ответственности для бизнесменов увеличен с 2 месяцев до года. Учитывая достаточно крупные суммы штрафов, не советуем нарушать законодательство и пытаться обмануть государство. Риск потерять бизнес или значительно потратиться на штрафах гораздо выше, чем стоимость кассового аппарата нового образца.

Во сколько обойдется переход на онлайн-кассу ИП?

Стоимость перехода на онлайн-кассу зависит не только от цены самого аппарата, но и от сопутствующих действий. Вам нужно будет заключить договор с оператором фискальных данных, приобрести ПО для работы с кассой и установить фискальный накопитель. Подробнее об этих статьях расходов вы узнаете далее:

Договор с оператором фискальных данных

Оператор фискальных данных (ОФД) — это компания, которая передает данных о продажах с фискального оборудования в контролирующие органы. Не каждая компания может стать оператором. Для этого должны быть выполнены условия:

• Наличие соответствующих разрешений
• Наличие необходимого оборудования для безопасного хранения и передачи данных, прошедшего проверку у ФСБ
• Размещение организации на территории РФ
• Отсутствие судимостей за экономические преступления у главы компании и главного бухгалтера

В зависимости от оператора, цена колеблется в пределах 3 000 рублей. Стоит подробнее изучить предложения каждой компании, чтобы подобрать оптимальный пакет услуг. Крупные производители касс имеют собственных ОФД и представляют скидки тем, кто покупает у них технику.

Покупка ПО

Приобретение программ для работы с кассой обойдется от 0 до 30 000 рублей. Придется купить софт по товароучету предприятия для создания базы товаров и заполнения чеков. Этого делать не обязательно, если номенклатура вбивается в ККТ вручную. Некоторые производители касс разрабатывают собственные программы для работы с аппаратами — они могут быть включены в стоимость покупки.

Лицензия приобретается единовременно на весь период использования или по подписке на месяц или год. Использование нелицензионных программ нежелательно, так как они могут приобрести к проблемам с производителем кассы и потере гарантии.

Если вы собираетесь продавать алкоголь, то вам необходимо выбрать кассу, которая поддерживает работу с ЕГАИС. Существуют готовые решения и программы, которые упрощают взаимодействие с этой системой, но они, как правило, стоят дороже.

Фискальный накопитель

Еще одна важная деталь, без которой система не сможет работать – фискальный накопитель. Это устройство служит для хранения информации по кассовым операциям и передачи ее в ФНС, оно заменяет старые ЭКЛЗ. Существуют накопители на 13, 15 и 36 месяцев. На продолжительность работы устройствавлияет количество транзакций, которое будет проведено по нему.

Обслуживание ФН обойдется от 6 000 до 14 000 рублей в зависимости от срока действия.

Затраты на обслуживание онлайн-касс

Кроме стоимости установки кассы, необходимо рассчитать затраты на ежегодное обслуживание. Оно складывается из следующих показателей.

• Фискальный накопитель приобретается на срок до 36 месяцев. Средние затраты в год около 7 000 руб
• Услуги ОФД и кассовое ПО тоже должны регулярно оплачиваться: от 3000 руб./год
• Необходимо регулярно оплачивать интернет: 1200 – 6000 руб./год
• Выпуск электронной подписи (не обязательно, но желательно): 3000 руб./год

В год на обслуживание выходит сумма порядка 15 000 рублей.

Сравнение самых простых и дешевых онлайн-касс

Стоимость онлайн кассы для ИП играет большую роль, ведь зачастую предприниматели стремятся снизить расходы. Но даже самая бюджетная техника должна отвечать всем стандартам ФЗ-54. Недорогой вариант автономного кассового аппарата обойдется в 5 000-10 000 рублей. Рассмотрим некоторые из них.

Данные модели подходят как для стационарной точки, так и для курьерской доставки и работы на улице.

Многие банки и производители предоставляют готовые кассовые решения, рассчитанные для разных категорий предпринимателей. У них есть как простые и дешевые, так и дорогие и более продвинутые кассы, доступные как ИП, так и юридическим лицам. Узнать, сколько стоят их предложения, вы можете далее:

Сбербанк

Альфа-Банк

Где купить онлайн-кассу

Купить онлайн-кассу для ИП можно у официальных производителей или в специализированных магазинах, в том числе в интернете. Также их предлагают некоторые банки — например, Сбербанк или Модульбанк. В первом случае купить кассу может любой желающий, во втором — только тот, кто открыл в организации расчетный счет.

Кассы сильно варьируются по цене в зависимости от своих характеристик — типа, способа управления, поддержки внешних устройств и дополнительных программ, и других. При выборе ККТ учитывайте потребности и специфику бизнеса, чтобы не переплатить за ненужный функционал. Отдельно могут оплачиваться дополнительные услуги — помощь в регистрации, доставка кассы, подключение безналичной оплаты и другие.

Аренда онлайн касс

Часто такие кассы предоставляются в аренду вместо покупки в собственность. В стоимость аренды часто включаются регистрация аппарата в налоговой, предоставление услуг ОФД и техническое обслуживание. Касса при этом все еще должна быть зарегистрирована на ваше предприятие.

Такой способ может быть очень интересен начинающим ИП, которые ещё не знают, смогут ли удержаться на рынке, будет ли прибыль, какой будет поток клиентов. Также этот вариант удобен тем, кто хочет протестировать на себе ту или иную модель перед тем, как купить ее. Соответственно, определиться с моделью для них проблематично. Аренда выйдет гораздо дешевле, а за это время удастся разобраться, какая же касса им нужна.

Однако, если вы планируете пользоваться аппаратом в течение долгого времени, то лучше всего приобрести его в собственность. Иначе вы рискуете серьезно переплатить за аренду.

Нужна ли онлайн касса на УСН

Сроки перехода на онлайн-кассы для ИП на УСН — те же, что и для остальных типов бизнеса:

• С 1 июля 2017 года на онлайн-кассы переходит большинство ИП и ООО на ОСНО и УСН
• С 1 июля 2018 года на них переходят предприниматели на ЕНВД и патенте, а также те, кто выдает бланки строгой отчетности и использует торговые автоматы
• С 1 июля 2019 года на кассы нового типа переходят предприниматели на любых системах, которые работают в общепите, предоставляют услуги или используют торговые автоматы, но при этом не имеют работников

Имеются небольшие послабления для бизнесменов, в том числе УСН-щиков, которые работают на отдаленных территориях: они имеют право использовать онлайн-кассы без подключения к интернету.

Торговля на УСН

Для предпринимателей на УСН, которые занимаются розничной торговли, наличие онлайн-кассы обязательно. Требование не зависит от типа торговой точки (стационарная или мобильная), ее размера, количества сотрудников и других параметров. Оно общее для обоих типов налоговых ставок на упрощенке — 6% и 15%.

Для небольшого магазина подойдет простая и недорогая автономная касса. Она имеет все необходимые функции, не требует подключения к другим устройствам, но при этом может быть более сложна в освоении. Автономные кассы могут быть как стационарными, так и мобильными — аппарат второго типа оснащен встроенным аккумулятором и поддерживает беспроводного подключение к интернету. Его можно выдать курьеру или поставить в торговой палатке.

Для более крупных магазинов и небольших кафе подойдет более продвинутый смарт-терминал. Это устройство с сенсорным экраном, которое позволяет более эффективно организовать продажи. К смарт-терминалу можно подключить дополнительное оборудование — например, сканер штрих-кодов или банковский терминал. Его можно использовать совместно с 1С, Моим Складом и другими системами учета. Однако, и цена такого устройства будет заметно выше.

УСН и услуги

Те же требования, что и для розничной торговли, распространяются теперь и на сферу услуг. Предприниматели, которые работают в ней, должны выдавать клиентам чеки и передавать данные об операциях в налоговую службу. Отличие только в том, что до перехода на онлайн-кассы такие ИП и ООО должны использовать бланки строгой отчетности, которые распечатываются по установленной законом форме.

Правила выбора онлайн-кассы для сферы услуг — те же, что и для розничной торговли. Если вы работаете в помещении, то вам подойдет автономная касса или смарт-терминал. Если услуга предполагает выезд к клиенту или обслуживание на улице, то более удобной будет мобильная касса. Заранее уточните у производителя, есть ли у его аппарата поддержка работы с услугами.

Интернет-магазины

На интернет-магазины теперь распространяются те же требования, что и на торговые точки в офлайне. Они должны передавать данные в налоговую службу и отправлять покупателям электронные чеки. Для этого необходимо подключить онлайн-кассу к платежной форме на сайте.

Если вы выдаете только электронные чеки, то наиболее подходящим решением для вас будет аренда облачной кассы. Вы сможете соблюдать требования закона, и при этом вам не придется ставить дополнительное оборудование на рабочем месте. Если у вас работает своя служба доставки или есть пункты выдачи заказов, то вам придется завести обычный кассовый аппарат, чтобы выдавать бумажные чеки.

Исключение сделано для тех, кто принимает деньги через платежных агентов — например, доставляет заказы почтой или через стороннюю курьерскую компанию с последующей оплатой. В этом случае чек выдает тот, кто доставил заказ и принял деньги.

Когда на УСН касса не нужна

В законе также прописаны исключения для некоторых категорий предпринимателей, в том числе ИП на УСН. Они имеют право не использовать кассовую технику. К ним относятся:

• Газетные киоски с долей газет и журналов в обороте более 50%
• Продавцы безалкогольных напитков на розлив, в том числе молока и кваса из цистерн
• Продавцы на рынках и ярмарках без отдельных помещений, а также продающие товары в разнос и с рук (например, в поездах)
• Пункты приема утильсырья (кроме драгоценных металлов и камней)
• Овощные, фруктовые и бахчевые развалы
• Киоски с мороженым
• Пункты ремонта одежды и изготовления ключей
• Няни и сиделки
• Носильщики на вокзалах и в аэропортах

Кроме того, не использовать онлайн-кассы могут любые предприниматели в труднодоступных регионах, перечень которых определен законом. При этом они все еще обязаны выдавать покупателям чеки или заменяющие их документы.

Вопросы и ответы