Порядок перехода на онлайн-кассы

Юрий Муранов

Главный редактор

Обновлено: 27 января 2023

Что такое онлайн-касса?

К отличительным чертам этих приборов можно отнести следующее:

• Вместо ЭКЛЗ онлайн-касса использует фискальный накопитель — устройство, которое хранит информацию о действиях с кассой и передает ее в ФНС
• Между кассой и налоговой теперь есть посредник — оператор фискальных данных. Он собирает, обрабатывает и хранит информацию с касс для передачи в ФНС
• Касса может выдавать как бумажные, так и электронные чеки. Последнее особенно важно для интернет-магазинов, так как они теперь тоже обязаны выдавать чеки покупателям
• Для того, чтобы зарегистрировать аппарат в налоговой службе, больше не нужно лично посещать инспекцию. Все можно сделать через интернет или оператора, который занимается обслуживанием онлайн-кассы
• Не обязательно заключать договор с центром технического обслуживания. Если произошла поломка, достаточно вызвать мастера, произвести ремонт и дальше продолжить использование аппарата.
• Значительно увеличилось количество реквизитов в чеке. Теперь в нем должны указываться информация об ОФД, номер кассы и фискального накопителя, номер чека (фискальный признак) и QR-код, по котором можно найти электронную версию в ФНС

Обязательный переход на онлайн-кассы

Законы устанавливают, для кого и каким образом должна происходить замена старой техники на новую. Постановление Правительства, которое внесло поправки в  54-ФЗ, вступило в силу 1 июля 2016 года — тогда переход был добровольным. Приказ об обязательном переходе на онлайн кассы начал действовать еще с 1 июня 2017 года — к этому времени все предприниматели должны были перейти на новую технику. Отсрочка была предоставлена лишь некоторым компаниям, а именно:

• Работникам сферы услуг. Они могли не использовать новые кассы, но вместо этого должны предоставлять клиентам бланки строгой отечности
• Организациям на ЕНВД и патенте. Эти режимы имеют свою специфику, так как распространяются только на определенные виды деятельности. По этой причина для них установлены отдельные условия
• Торговым автоматам и устройствам самообслуживания. Они также должны быть оснащены встроенными кассами. Исключение сделано для механических устройств, продающих товары дешевле 100 рублей (например, автоматов с жевательной резинкой)

Перечисленным категориям предпринимателей была предоставлена отсрочка до 1 июля 2018 года. Тех, кто проигнорировал текущее положение вещей, ожидает штраф. Предприниматели, которые работают в отдаленной местности и не имеют доступ к интернету, могут не использовать новую технику. Если же они ее установят, то, им не обязательно передавать сведения в налоговую службу. У индивидуальных предпринимателей на ПСН особые условия перехода на новое оборудование.

В некоторых сферах деятельности предприниматели имеют право не переходить на онлайн-кассы. К этим сферам относятся:

• Продажа газет и журналов в киосках, если их доля в обороте составляет 50% или более
• Продажа ценных бумаг
• Обеспечение питанием в учебных заведениях
• Торговля на рынках и ярмарках без отдельных помещений (киосков, палаток, павильонов и других)
• Продажа товаров на разнос и с рук
• Продажа мороженого и безалкогольных напитков в розлив, в том числе молока и кваса из цистерн
• Сезонная торговля овощами, фруктами и бахчевыми культурами
• Прием стеклотары и утильсырья (кроме металлолома, драгоценных металлов и драгоценных камней)
• Ремонт обуви, изготовление и ремонт ключей
• Присмотр и уход за детьми, престарелыми людьми и инвалидами
• Продажа изделий народных промыслов
• Услуги носильщиков на вокзалах и в аэропортах
• Сдача жилья в аренду
• Продажа религиозной атрибутики

Когда надо перейти?

Согласно требованиям законодательства, замена старой ККТ на онлайн-кассы для большинства предпринимателей должна быть произведена до 1 июля 2017 года. В первую очередь, на технику нового образца должны были перейти торговые точки, которые занимаются продажей алкоголя. Для тех, кто использует ЕНВД или патент, работает в сфере услуг или владеет торговыми автоматами, установлена отсрочка до 1 июля 2018 года.

Для отдельных категорий предпринимателей отсрочка продлена до 1 июля 2019 года:

• ИП и ООО на ЕНВД и патенте, кроме работающих в розничной торговле и общепите
• ИП на ЕНВД и патенте, работающие в розничной торговле и общепите и не имеющие работников
• ИП на любой системе налогообложения, использующие торговые автоматы и не имеющие работников

Позднее отсрочка была продлена для ИП на любой системе налогообложения без работников, которые продают товары собственного изготовления или оказывают услуги. 

Что нужно для перехода?

Закон также устанавливает, что нужно для перехода на онлайн-кассы. Для этого необходимо вначале приобрести новый аппарат или попытаться модернизировать старый. Как показывает практика, приобрести новый аппарат порой намного проще и дешевле, чем пытаться обновить уже имеющийся. Кроме того, не все устройства могут быть модернизированы.

После покупки или обновления техники необходимо заключить договор с оператором фискальных данных. Стоит заранее узнать, какие ОФД работают в вашем городе, и сколько стоят их услуги. Также выбранный вами оператор должен состоять в реестре, который можно найти на сайте ФНС. Договор с центром технического обслуживания заключать не обязательно, но вы можете это сделать по желанию.

Порядок перехода

Общий план перехода на онлайн кассы, согласно требованиям закона, выглядит следующим образом. Вначале вам нужно будет купить новую кассу с фискальным накопителем, соответствующую требованиям 54-ФЗ, или обновить уже имеющуюся. Старую кассу при этом необходимо снять с учета. Если у вас несколько аппаратов, то стоит обновлять их постепенно. Также желательно оформить электронную подпись, если у вас ее еще нет — она потребуется в дальнейшем.

Далее вам нужно заключить договор с выбранным вами ОФД. Затем зарегистрируйте кассу в налоговой службе. Можно сделать это через интернет в личном кабинете или через вашего оператора (во втором случае услуга может быть платной). Заполните заявление, подпишите его электронной подписью и отправьте его в ФНС. В заявке нужно указать номер кассы, номер фискального накопителя и реквизиты ОФД.

Наконец, вам нужно будет подключить кассу к интернету и установить или обновить программное обеспечение (если вы не сделали этого ранее). Подключите кассу к ОФД и налоговой — все необходимые настройки вы получите после регистрации. После этого вы можете свободно пользоваться кассой, соответствующей новым требованиям.

Пошаговая инструкция по переходу на онлайн-кассы

Порядок замены ККТ на онлайн-кассы в пошаговом виде выглядит следующим образом:

Весь процесс обычно занимает 3-5 рабочих дней. Если у вас несколько касс, то этот срок может увеличиться.

Пример выбора кассы для предприятия

Онлайн-касса для ИП или ООО подбирается с учетом специфики бизнеса. По этой причине обращать внимание необходимо не только на цену оборудования, но и его функционал. Для примера, руководиться можно следующими критериями выбора:

• Форм-фактор аппарата — автономная касса, смарт-терминал или фискальный регистратор
• Порядок отображения позиций в чеке
• Ширина чековой ленты — чем она больше, тем больше символов там помещается и тем меньше расходуется материала на один чек
• Тип и размер экрана
• Поддержка внешних устройств — сканера штрих-кодов, терминалов безналичной оплаты, весов и других
• Совместимость с системами товарного учета (1С, Мой Склад и других)
• Поддержка ЕГАИС (если вы продаете алкоголь)
• Способ подключение аппарата к интернету — проводной или беспроводной
• Интерфейс
• Источник питания
• Размер оборудования
• Вес — актуально для предпринимателей, которые ведут мобильную торговлю
• Емкость аккумулятора — важно для переносных устройств

Вопрос — ответ