Как выбрать и подключить систему электронного документооборота для бизнеса

При открытии бизнеса большое значение имеет организация работы с документами. Необходимо организовать их движение, хранение и учет, следить за правилами оформления, подстраиваться под остальные процессы. Упростить и автоматизировать эти задачи поможет электронный документооборот. Он позволяет ускорить работу с документами и сократить затраты на нее при переводе их в электронный вид.

Юрий Муранов

Главный редактор

Обновлено: 03 июля 2024

Как выбрать и подключить систему электронного документооборота для бизнеса

Подробнее о том, что такое электронный документооборот и как им пользоваться, мы расскажем в этой статье. Вы узнаете, как подключиться к системе ЭДО, как работать с электронными документами и какого оператора для этого выбрать. Также мы рассмотрим, стоит ли подключаться к системе электронного документооборота и когда лучше это сделать.

Для чего нужен электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена документами в электронной форме внутри предприятия и между контрагентами. В рамках нее для формирования, передачи и хранения документов используется специализированное техническое и программное обеспечение. Работу ЭДО контролируют законы об информации и ее защите, о персональных данных, об электронной подписи и ряд других.

Организацией ЭДО занимаются операторы электронного документооборота. Они предоставляют участникам системы необходимое ПО и организуют защищенный обмен информацией между ними. За работой операторов следит Федеральная налоговая служба, на официальном сайте которой расположен реестр организаций, имеющих право вести такую деятельность.

Чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен быть оформлен в установленной форме и подписан квалифицированной электронной подписью. В этом случае он будет полностью равен бумажному.

Использование ЭДО помогает ускорить работу с документами — их формирование, хранение, поиск, передачу и прием. Электронный документооборот проще масштабировать, чем бумажный — при расширении бизнеса и открытии филиалов достаточно будет внести дополнительные настройки в систему и проинструктировать работников. Расходы на содержание ЭДО часто ниже, чем организация бумажного документооборота — платить потребуется только за доступ системе и выпуск электронной подписи.

Как подключить систему ЭДО

Воспользоваться системой электронного документооборота могут любые ИП и юридические лица независимо от сферы деятельности и масштабов бизнеса. Подключить ее можно на любом этапе после регистрации. Желательно сделать это как можно раньше, чтобы сразу интегрировать систему в процессы и начать взаимодействие с контрагентами через нее.

Перед подключением системы ЭДО необходимо выпустить квалифицированную электронную подпись. Для этого обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр. КЭП выпускается на год, стоимость — от 500-1 000 рублей. Из документов для ее получения нужны паспорт, СНИЛС, регистрационные и учредительные документы, по требованию — доверенность или иной документ, подтверждающий право подписи. Своя подпись должна быть выпущена для каждого работника, имеющего доступ к системе.

Иногда выпустить КЭП можно в процессе подключения к системе — в этом случае она будет стоить дешевле, но использовать ее вне системы может быть нельзя.

После получения электронной подписи подключитесь к одному из доступных операторов. Для этого подайте заявку на сайте или в местном представительстве, выберите тариф и заключите договор. От тарифа зависят доступный функционал и ограничения — например, лимиты исходящих документов или поддерживаемые интеграции. Чаще всего он оплачивается за год, реже — за месяц или квартал, либо за пакет обрабатываемых документов.

При выборе оператора ЭДО обратите внимание на:

Стоимость тарифов и включенный в них функционал
Способы доступа к системе (клиент для компьютера, браузерная версия, мобильное приложение)
Порядок и условия хранения документов (у пользователя или на серверах оператора)
Поддерживаемые интеграции с другими сервисами (1С, интернет-банки, системы учета и другие)
Меры безопасности, которые обеспечивает оператор
Поддержку обмена документами с клиентами других операторов
Доступность и качество работы службы поддержки

Подключившись к системе, сообщите об использовании ЭДО своим контрагентам. Уведомлять налоговую и другие контролирующие органы обычно не нужно — операторы сообщат об этом сами. Также потребуется проинструктировать работников, имеющих доступ к системе, и интегрировать ее в имеющиеся процессы — настроить интеграции с системами учета и интернет-банком, внести изменения в учредительные документы, дополнить должностные инструкции.

Работа с электронным документооборотом

Порядок использования систем ЭДО — общий для всех операторов. От последнего зависит, в первую очередь, дополнительный функционал и способы доступа к системе. Работа с документами в рамках ЭДО обычно выглядит следующим образом:

Сотрудник компании или ИП формирует в системе документ — с нуля или по заданному шаблону — и подписывает электронной подписью
Документ отправляется конечному получателю через систему
Получатель принимает документ и подписывает его своей электронной подписью
Система сообщает отправителю о том, что документ получен и подтвержден

Если ваш контрагент подключен к другой системе ЭДО — убедитесь, что ваши операторы могут обмениваться документами со сторонними системами. Обычно эта опция бесплатная и доступна на всех основных тарифах.

Подобным образом выглядит электронный документооборот внутри организации — например, между отделами или филиалами. Внутреннее движение документов включено в стоимость основного тарифа. После успешной передачи и подтверждения документы переводятся в архив, где в любое время можно посмотреть подробную информацию о них.

Электронные документы делятся на два типа — формализованные и неформализованные. Первые подчиняются строгим требованиям к порядку формирования и передачи, установленным ФНС или другими органами, для вторых подобных требований нет. К неформализованным относятся, в частности, договоры, письма, доверенности, к формализованным — счета-фактуры, акты, товарные накладные. Тип документа и требования к нему необходимо учитывать при его оформлении и передаче.

Взаимодействие с системой ЭДО обычно производится в браузерном клиенте или мобильном приложении, реже — в клиенте для компьютера. Приложение или браузерная версия имеют все необходимые для работы с ЭДО инструменты: формирование документов, их прием и отправку, отслеживание статусов, справочные материалы и форму обратной связи с оператором. Можно настроить уровни доступа для разных работников, чтобы обеспечить дополнительную безопасность для системы.

У многих операторов есть база готовых образцов и бланков различных документов, которая упрощает их подготовку. Подобные шаблоны изначально составляются с учетом требований, что поможет избежать претензий со стороны контрагента и проверяющих органов. Количество доступных бланков и образцов может зависеть от подключенного тарифа. Хорошим вариантом будет оператор, позволяющий создавать пользовательские шаблоны для нестандартных документов.

Варианты систем электронного документооборота

В реестре ФНС зарегистрировано более 70 операторов электронного документооборота. Среди них есть как самостоятельные сервисы, так и подразделения других организаций. Инструменты для ЭДО часто предусмотрены в рамках экосистем продуктов для бизнеса - например, они есть у 1С или Контура. Такие предложения интегрированы с другими сервисами экосистемы - например, бухгалтерией или CRM - и могут быть рассчитаны на использования внутри нее.

Некоторые банки предусматривают для клиентов-предпринимателей, открывших в них расчетные счета, собственные системы электронного документооборота. Их функционал может быть меньше, чем у самостоятельных, но подключить и настроить их проще. Стоимость такого сервиса может быть включена в плату за обслуживание счета.

Среди популярных вариантов систем электронного документооборота, в том числе действующих внутри различных экосистем, можно выделить следующие:

Название	Преимущества	Стоимость
Контур.Диадок	Обмен документами с другими операторами Интеграция с другими сервисами СКБ-Контур и 1С Автоматическая обработка кодов маркировки Бессрочное хранение архивных документов Настраиваемая структура подразделений с уровнями доступа для сотрудников	От 1 900 рублей в год
СБИС Электронный документооборот	Обмен документами с другими операторами, в том числе по электронной почте Интеграция с другими сервисами СБИС и 1С Инструменты для работы с маркировкой и ЕГАИС Готовые решения для отдельных отраслей	От 1 500 рублей в год
Астрал.ЭДО	Обмен документами с другими операторами Интеграция с другими сервисами Астрала и 1С Электронная подпись (оплачивается отдельно) Инструменты для документооборота в группе компаний Неиспользованный остаток документов переносится на следующий год	От 500 рублей в год
1С-ЭДО	Обмен документами с другими операторами Интеграция с другими сервисами 1С Интеграция с интернет-банками Электронная подпись (оплачивается отдельно) Любое количество пользователей с разными уровнями доступа	От 6 000 рублей в год
Точка — Сервис для бухгалтеров	Интеграция с популярными системами учета, включая 1С Настраиваемые инструменты для хранения документов Подгрузка чеков из приложения Точки Электронная подпись (оплачивается отдельно)	Включена в обслуживание счета
СберКорус	Обмен документами с другими операторами Интеграция с другими сервисами Сбера и 1С Инструменты для работы с маркировкой и ЕГАИС Специальные условия для работы с маркетплейсами	От 3 900 рублей в год
Nopaper	Бесплатная электронная подпись Управление документооборотом в мобильном приложении Бессрочное хранение архивных документов	Рассчитывается индивидуально

Плюсы и минусы ЭДО

У электронного документооборота есть несколько существенных преимуществ перед бумажным:

На операции с электронными документами уходит меньше времени, что ускоряет процессы как внутри компании, так и при работе с контрагентами
Хранить электронные документы проще, чем бумажные; они размещаются на компьютерах пользователя или серверах оператора
После внедрения ЭДО сокращаются затраты на бумагу, оргтехнику, хранение и доставку документов
Для хранения и передачи документов используются защищенные сервера и каналы связи, что обеспечивает безопасность и конфиденциальность документооборота
Систему ЭДО можно настроить под нужды своего бизнеса — например, назначить уровни доступа или организовать обмен данными с интернет-бухгалтерией — что поможет оптимизировать некоторые процессы
Для работы с системой обычно достаточно устройства с доступом в интернет и электронной подписи

При этом необходимо учитывать и ряд существенных недостатков:

В процессе использования ЭДО есть риск утечек документов из-за хакерских атак или технических сбоев, поэтому необходимо уделять дополнительное внимание безопасности
Внедрение электронного документооборота, особенно в зрелый бизнес, часто требует дополнительных затрат — от оплаты подключения к оператору и выпуска КЭП до покупки дополнительного оборудования и обеспечения стабильной связи
Если еще не все ваши контрагенты внедрили у себя электронный документооборот, то вам придется совмещать его с бумажным
На обучение сотрудников и их адаптацию к использованию нового порядка работы может уйти дополнительное время

Подключать электронный документооборот стоит как можно раньше, пока налажены еще не все процессы. В этом случае внедрить его будет проще и дешевле, чем для зрелого бизнеса. При этом стоит заранее заложить в возможные расходы средства на обеспечение безопасности документооборота и обучение персонала, который будет иметь доступ к системе.

Вопросы и ответы

Можно ли одновременно пользоваться несколькими системами ЭДО?

Предприниматель имеет право подключить электронный документооборот сразу у нескольких операторов. Однако, контролировать документы в нескольких системах может быть сложно, а их перемещение между ними может оплачиваться по стандартным тарифам за отправку.

Можно ли совмещать бумажный и электронный документооборот?

Да, вы можете вести и электронный, и бумажный документооборот — например, если один или несколько контрагентов еще не подключили ЭДО. Оба способа работы с документами могут как пересекаться, так и действовать независимо друг от друга.

Теряют ли электронные документы силу при распечатывании?

Электронные документы может быть необходимо распечатывать по требованию контролирующих органов или при наличии соответствующего условия в соглашениях с контрагентом. Чтобы распечатанный документ не потерял силу, необходимо вместе с ним распечатать информацию об электронной подписи — это можно сделать с помощью инструментов системы ЭДО или драйвера КЭП.

Можно ли вносить изменения в документ, подписанный электронной подписью?

Если система ЭДО обнаружит правки в уже подписанном КЭП документе, то она может признать его недействительным. При необходимости внести правки его придется формировать заново.

Могут ли самозанятые пользоваться электронным документооборотом?

Из-за ограничений и нюансов налогового режима для самозанятых необходимы отдельные правила и способы ведения электронного документооборота. Поэтому стандартные системы, которыми пользуются ИП и юридические лица, для них обычно недоступны. Некоторые крупные операторы разрабатывают свои решения ЭДО для самозанятых.

Заключение

Несмотря на возникающие проблемы, к электронному документообороту обращаются многие предпринимателями. Благодаря более простой и быстрой работе с документами он позволяет заметно ускорить бизнес-процессы. Чтобы ЭДО был эффективным для вашего бизнеса, необходимо правильно выбрать оператора, внедрить систему в организацию и следить за выполнением правил работы с электронными документами.

Преимущества электронного документооборота видит не только бизнес, но и государство. Многие контролирующие органы принимают отчетности и другие документы в электронной форме, некоторые из которых (например, алкогольные декларации) можно передавать только таким способом. Несмотря на это, подключение ЭДО все еще остается добровольным.

Итак, электронный документооборот — это система обмена документами в электронной форме внутри предприятия и между контрагентами. Чтобы воспользоваться им, нужно:

Получить электронные подписи для работников, которые будут иметь доступ к системе
Выбрать одного из операторов ЭДО и подходящий тариф
Подключиться к выбранному оператору
Внедрить ЭДО в текущие бизнес-процессы
Уведомить контрагентов о подключении электронного документооборота

Электронный документооборот позволяет проще и быстрее работать с документами, снижает затраты на бумажную работу и обеспечивает дополнительный уровень конфиденциальности, но требует дополнительных расходов на внедрение и обучение работников.

Источники

А с чем столкнулись вы при подключении к системе электронного документооборота? Поделиться своим опытом и рассказать об операторах, услугами которых вы пользуетесь, можно в комментариях.

Информация была полезна?

15 оценок, среднее: 4.8 из 5

Оставить комментарий

Отмена