Для чего нужны корпоративные карты и как ими пользоваться

Юрий Муранов

Главный редактор

Подробнее о том, что представляют собой корпоративные карты, вы узнаете в этой статье. Мы расскажем, чем такие карты отличаются от выпускаемых для физических лиц, как их оформлять и использовать, и какие при этом могут возникнуть проблемы. Также у нас вы узнаете о том, в каких банках можно оформить бизнес-карту на наиболее привлекательных условиях.

Что такое корпоративная карта

Корпоративными называются банковские карты, которые привязываются к расчетному счету ИП или юридического лица. Она позволяет проводить различные безналичные операции с помощью средств на счету, вносить и снимать наличные на него. Корпоративные карты могут быть кредитными или дебетовыми, пластиковыми или виртуальными; они могут выпускаться в различных статусных категориях.

Корпоративные карты часто используются как альтернатива выдачи денег под отчет для оплаты представительских, хозяйственных, командировочных и некоторых иных расходов. Издержек, связанных с документооборотом и учетом операций, в этом случае становится меньше, а контролировать расходование денег проще. Также карта будет полезна для внесения выручки на счет или снятия наличных — комиссии за операции при ее использовании обычно меньше, чем в кассе.

К отдельной категории относятся карты самоинкассации и таможенные карты. Первые предназначены для пополнения расчетного счета наличными в банкомате. Вторые — для расчетов с таможенными органами. Посторонние операции по ним заблокированы, но основные правила проведения расчетов — те же, что и для обычных корпоративных карт.

Как пользоваться корпоративной картой

Порядок оформления и использования бизнес-карты похож на действующий для физических лиц. Однако, у него есть свои нюансы, на которые необходимо обращать внимание. Рассмотрим их подробнее.

Оформление карты

В первую очередь, для выпуска корпоративной карты необходимо наличие расчетного счета в банке, где вы хотите ее получить. Если вы хотите получить ее в банке, где у вас счета нет, то необходимо будет оформить его заранее. Часто банки выпускают одну или несколько карт сразу после открытия счета — для них могут действовать специальные условия обслуживания.

Дальнейший порядок оформления — тот же, что и у обычной банковской карты. Необходимо заполнить и отправить заявку, предоставить, если потребуется, дополнительные документы, получить ответ и согласовать время и место получения. Забрать готовую пластиковую карту можно в офисе банка или у выездного специалиста. При оформлении виртуальной карты банк вышлет вам ее реквизиты.

На одно юридическое лицо или ИП может быть выпущено любое количество корпоративных карт — их число может быть ограничено только тарифом РКО. Они могут быть выпускаться на имена лиц, имеющих право распоряжаться деньгами на счете — например, директора или главного бухгалтера — или на работников, отправляющихся в командировки. Для выпуска карты на сотрудника потребуются его паспорт и доверенность, в которой прописано его право распоряжаться средствами на ней. Банк может привязать ее к действующему счету или открыть для нее отдельный.

Использование карты

В целом, порядок использования бизнес-карты — тот же, что и у обычной. Перед началом использования она должна быть пополнена безналичным переводом по соответствующему платежному поручению, подтверждать пополнение документами не обязательно. Список расходов, которые можно оплачивать картой, можно уточнить в выпустившем ее банке. Как правило, в него входят платежи, связанные с командировочными (билеты, проживание, сопутствующие траты), хозяйственными (канцтовары, оборудование, ПО, профессиональные услуги) и транспортными (ГСМ, обслуживание служебного транспорта) расходами.

При этом ИП на ОСНО (общая система налогообложения), патенте и УСН 15%, и юридические лица на любой системе налогообложения должны обосновывать расходы, оплаченные картой, и снятие наличных с нее. В противном случае банк и налоговая могут приравнять их к нецелевым растратам, что приведет к штрафным санкциям. Потребуется подготовить авансовый отчет по форме АО-1, к которому нужно приложить кассовые и товарные чеки, квитанции, кассовые ордеры и иные документы, подтверждающие цели расходования. Порядок подготовки и сдачи таких отчетов предприниматель или компания устанавливает самостоятельно, составлять их может сотрудник, на которого выпущена карта, или бухгалтер.

Документы, подтверждающие операции по картам, должны содержать:

• Порядковый номер, наименование, дату выдачи
• Юридическое наименование и ИНН организации  или ИП
• Перечень товаров или услуг
• Сумму операции
• Должность и ФИО продавца, подпись и печать (если нужны для данного типа документов)

Для корпоративных карт могут быть предусмотрены бонусные программы — скидки у партнеров банка или кэшбэк за покупки. Кэшбэк может начисляться рублями или баллами, которые можно потратить у партнеров или вывести на счет. Для премиальных карт могут действовать спецпредложения от партнеров платежных систем.

Управлять корпоративной картой можно в интернет-банке или мобильном приложении. В нем можно в любое время отслеживать операции, устанавливать лимиты на операции, блокировать карты в случае подозрительных транзакций. Банк может предусмотреть отдельный уровень доступа в личный кабинет для конечного пользователя карты — в нем можно только следить за балансом и проведенными операциями, и проводить некоторые транзакции.

Нюансы учета операций по карте

Неподтвержденные расходы по корпоративной карте входят в налогооблагаемую базу. Независимо от используемой системы, они облагаются НДФЛ по ставке 13% и страховыми сборами. Все операции должны быть отражены в бухгалтерии соответствующими проводками и подтверждены документами. Также желательно подготовить правила использования карт и предоставления отчетов по ним.

На ОСНО суммы операций учитываются без НДС - здесь он не принимается при расчете налога на прибыль.

Чаще всего при учете операций по карте используются следующие проводки:

• Дебет 55 кредит 51 - пополнение карты
• Дебет 55 кредит 66 - использование кредитных средств
• Дебет 71 кредит 51 - безналичный платеж или снятие наличных сотрудником
• Дебет 25 (26, 44, 60, 76) кредит 71 - отчет сотрудника по операциям
• Дебет 91 кредит 66 - начисление процентов по кредиту или овердрафту
• Дебет 66 кредит 55 - погашение задолженности

ИП на УСН 6% имеют право оплачивать корпоративной картой личные нужды без документального подтверждения целей, так как расходы при расчете налогооблагаемой базы здесь не учитываются. На других системах налогообложения они должны отделять личные расходы от расходов бизнеса в процессе учета. Но в любом случае желательно выводить деньги на собственные нужды на счет физического лица — тогда вести учет будет проще.

При внесении наличных на корпоративную карту также необходимо документальное подтверждение цели. Если это возврат подотчетных средств, то составляется отдельный авансовый отчет. Если это внесение выручки - расходно-кассовый ордер.

Если работник, которому была выдана карта, не предоставил подтверждающие цели расходования денег документы, то бухгалтерия имеет право удержать сумму расходов из зарплаты. Для этого потребуется обосновать наличие и размер ущерба, и доказать вину работника. Удержать можно сумму в размере не более среднемесячной зарплаты, это можно сделать не позднее одного месяца с даты установления размера растраты. 

При расчетах корпоративной картой за границей конвертация будет проводится по курсу банка на дату операции. Однако, в учете такие операции должны отражаться в рублях по курсу ЦБ на дату подготовки авансового отчета. Подтверждающие документы для таких транзакций следует перевести на русский язык.

Лучшие банки для оформления корпоративной карты

Корпоративные карты выпускают многие российские банки, обслуживающие бизнес. Их предложения отличаются друг от друга стоимостью выпуска и обслуживания, комиссиями за операции по ним, доступными бонусами и дополнительными опциями. Среди банков, выпускающих наиболее удобные корпоративные карты, можно выделить следующие:

Точка

Клиент Точки может бесплатно выпустить любое количество корпоративных карт, пластиковых и виртуальных, с привязкой к новым или действующим счетам. Условия операций с наличными и бонусной программы по ним зависят от тарифа РКО. Также банк предусматривает отдельное приложение для учета чеков по бизнес-картам, которое упростит подготовку авансовой отчетности.

• Стоимость выпуска:виртуальная — бесплатно, пластиковая — первая бесплатно, последующие — 400 рублей
• Стоимость обслуживания: бесплатно
• Операции с наличными: по тарифу расчетного счета
• Бонусы: кешбэк 3% с уплаты взносов и НДФЛ и до 7% годовых на остаток
• Дополнительно: приложение для передачи чеков в бухгалтерию (3 000 рублей в месяц или 15 рублей за чек)

Т-Банк

Т-Банк предлагает бизнес-карты с простыми условиями и бесплатным обслуживанием. Количество карт, которые можно выпустить бесплатно, и комиссии за операции с наличными у него также зависят от тарифа РКО. При активном использовании карты обслуживание расчетного счета может стать бесплатным.

• Стоимость выпуска: первые 1-3 (в зависимости от пакета) — бесплатно, далее — 490 рублей, виртуальные — бесплатно в любом количестве
• Стоимость обслуживания: бесплатно
• Операции с наличными: пополнение — 0,1-0,15%, снятие — 1,5-15%
• Бонусы за покупки: нет
• Дополнительно: бесплатное обслуживание счета при тратах по карте от 150 000 рублей в месяц (тариф «Простой») или от 400 000 рублей в месяц (тариф «Продвинутый»)

Модульбанк

Обслуживание карты Модульбанка на тарифах Ничего лишнего и Оптимальный — бесплатное в течение первого года. Банк позволяет вносить наличные бесплатно или с небольшими комиссиями у партнеров — в банкоматах Сбербанка и Открытия, в пунктах обслуживания Юнистрим, в салонах МегаФон и Теле2. Кэшбэк по карте начисляется рублями, а не бонусами.

• Стоимость выпуска: бесплатно (виртуальные — в любом количестве)
• Стоимость обслуживания: первый год — бесплатно, далее — 300 рублей в год, на тарифе «Безлимитный» — бесплатно
• Операции с наличными: пополнение — 0-3%, снятие — 2,5-6%
• Бонусы за покупки: кэшбэк 0,5% за все покупки, 5% в ежемесячных категориях
• Дополнительно: бесплатное пополнение у партнеров на тарифе «Оптимальный» и выше

Сбербанк

Клиентам Сбербанка доступны разнообразные виды корпоративных карт, в том числе кредитные и премиальные. Основные условия их обслуживания — общие на всех тарифах. Банк активно проводит акции, в рамках которых предоставляет повышенные бонусы у партнеров или скидки на обслуживание.

• Стоимость выпуска: бесплатно
• Стоимость обслуживания: моментальная — бесплатно, виртуальная — от 100 рублей в месяц, пластиковая — от 250 рублей в месяц
• Операции с наличными: внесение — от 0,15%, снятие — 4-10%
• Бонусы за покупки: баллы — 0,5% за все покупки, повышенные баллы по акциям банка, можно менять на рубли
• Дополнительно: кредитные карты с лимитом до 1 000 000 рублей и льготным периодом до 100 дней

ВТБ

Основные условия бизнес-карты ВТБ не зависят от тарифа расчетного счета. Банк предусматривает отдельные комиссии на снятие наличных на выплату зарплаты и других приравненных к ней платежей. Кэшбэк по карте, как и в Модульбанке, начисляется рублями, а не баллами.

• Стоимость выпуска: бесплатно
• Стоимость обслуживания: первые 3 месяца — бесплатно, далее — 199 рублей в месяц
• Операции с наличными: внесение — 0,15%, снятие — 1,49-4,99%
• Бонусы за покупки: кэшбэк 1% за все покупки, 5% в избранных категориях
• Дополнительно: лимит на снятие наличных — до 3 000 000 рублей в месяц по всем картам

Вопросы и ответы

Заключение

Корпоративная карта — достаточно удобный инструмент, упрощающий расчеты и операции с наличными. Но при его использовании необходимо быть внимательным. Неправильное или несвоевременное подтверждение целевого использования денег может привести к санкциям вплоть до блокировки счета. Поэтому всегда сохраняйте документы, которые могут подтвердить цель платежа или снятия денег, и своевременно готовьте авансовые отчеты.

Перед оформлением корпоративной карты изучите ее подробные условия и тарифы в выбранном вами банке. Разные организации могут устанавливать свои ограничения для их использования и отдельные правила проведение расчетов. Учитывайте эти правила, чтобы избежать разногласий при оплате картой и дополнительных претензий со стороны контролирующих органов.

Корпоративная карта выпускается с привязкой к расчетному счету в банке. Ее использование от карты физического лица отличается следующими нюансами:

• Карта выпускается к действующему или отдельному расчетному счету
• Карта может быть дебетовой, кредитной или дебетовой с овердрафтом
• Картой можно оплачивать расходы бизнеса, с помощью нее можно вносить выручку и снимать наличные
• Все операции по карте должны быть подтверждены документально и отражены в авансовом отчете
• Оплачивать личные расходы корпоративной карты свободно имеют право ИП на УСН 6%

Корпоративные карты выпускают Точка, Т-Банк, Сбербанк и другие популярные у малого и среднего бизнеса банки. 

Источники

• kontur.ru: Корпоративная карта: плюсы и минусы
• buh.ru: Корпоративная карта: кому и зачем она нужна
• klerk.ru: Корпоративная карта: как не попасть на проблемы с налоговой и банками

А в каком банке оформили корпоративную карту вы? Поделиться своим опытом пользования бизнес-картами и рассказать о банках, предлагающих удобные условия, вы можете в комментариях.