Как выбрать и применять онлайн-кассу для розничной торговли?

Юрий Муранов

Главный редактор

Обновлено: 11 октября 2022

Плюсы использования онлайн-кассы для розничной торговли

Одна из задач нового закона — повысить прозрачность торговли, как для покупателя, так и для контролирующих органов. Государство предполагает, что наличие ККТ нового образца усложнит продажу товаров «мимо кассы» и сократит незаконный оборот различной продукции, например, алкоголя. Также стоит отметить, что установка кассы позволит:

• Уменьшить размер бюрократии при регистрации кассы и работе с ней
• Повысить эффективность товарооборота
• Более эффективно решать вопросы с покупателем (например, оформлять обмен или возврат)

Один из ключевых элементов новой кассы — фискальный накопитель. Это устройство заменяет старую ЭКЛЗ, оно предназначено для хранения и передачи в налоговую службу данных о транзакциях по кассе. Аппарат теперь должен быть подключен к интернету для отправки данных в режиме онлайн. Между кассой и налоговой теперь стоит посредник — оператор фискальных данных. Он обрабатывает и пересылает поступающую из устройств информацию, а также формирует чеки.

Чтобы зарегистрировать кассу, теперь не нужно идти в отделение налоговой лично. Весь процесс можно произвести в режиме онлайн в личном кабинете на сайте ФНС. Для этого потребуется электронная подпись — заказать ее можно в любом удостоверяющем центре. Договор с центром технического обслуживания теперь не обязателен — вместо этого нужно подключить кассу к ОФД.

В каких случаях можно торговать без онлайн-касс

Некоторые организации и ИП были освобождены от обязательной установки контрольно-кассового аппарата. В этот список вошли:

• Газетные киоски (с долей печатных изданий в обороте более 50%)
• Организации, торгующие ценными бумагами
• Столовые в школах, ВУЗах и ССУЗах
• Продавцы на рынках и ярмарках без отдельных помещений (киосков, палаток, павильонов и т. п.)
• Продавцы почтовых марок
• Сезонные овощные, фруктовые и бахчевые развалы
• Продавцы мороженого
• Продавцы масла, керосина и безалкогольных напитков в розлив (в том числе молока и кваса из цистерн)
• Аптечные и фельдшерские пункты в сельской местности
• Люди, торгующие различной продукцией в разнос (например, в поездах)
• Продавцы товаров народного промысла и художественной продукции собственного изготовления
• Продавцы религиозной продукции

Также не обязаны приобретать онлайн-кассу люди, зарегистрированные как самозанятые, и организации в труднодоступных местностях, где доступа в интернет до сих пор нет. В регионах с нестабильных интернетом обязанность по установке кассы сохраняется, но ее можно использовать без фискального накопителя и подключения к ОФД.

Некоторые организации, которые раньше могли обходиться без кассовой техники, теперь обязаны ее применять. В первую очередь, это интернет-магазины и владельцы торговых автоматов — они также обязаны проводить операции через кассу. Исключение сделано для механических устройств, продающих продукцию дешевле ста рублей (например, жевательную резинку). Также могут не применять кассы те, кто ведет расчеты с юридическими лицами через платежные поручения, либо принимает оплату через платежных агентов (например, при доставке заказов почтой).

Нужны ли онлайн-кассы для продуктовых магазинов

Продуктовые магазины, даже небольшие, также обязаны перейти на онлайн-кассы. Это требование касается, в том числе, магазинов у дома или в сельской местности. Если организация не попадает под исключения, то она обязана установить на торговой точке кассовый аппарат с ФН и подключить его к интернету. Здесь важно правильно выбрать кассовый аппарат с оптимальным соотношением цены и функционала. Если ассортимент магазина невелик, а покупатели расплачиваются преимущественно наличными, то вам будет достаточно простой кнопочной кассы. При более обширной номенклатуре и наличии безналичной оплаты стоит перейти на смарт-терминал или подключенный к компьютеру фискальный регистратор. Если среди товаров есть пиво или другой алкоголь, то вам потребуется касса с поддержкой ЕГАИС, а если есть табак — касса с поддержкой маркировки.

Как подобрать онлайн-кассу по виду деятельности

Любой ИП или юридическое лицо, который работает в розничной торговле или сфере услуг, должен использовать кассовую технику. Подобрать ККТ они должны по своему виду деятельности, чтобы решение полностью удовлетворяло нужды бизнеса. Ниже представлено несколько вариантов различных по деятельности компаний и их требований к кассовым аппаратам.

• Мелкорозничная торговля. Сюда относятся организации, осуществляющие в день не больше 5 продаж. Касса, в основном, требуется для предоставления чеков, а расчеты обычно ведутся наличными. Таким образом, компании могут позволить себе бюджетный вариант, к которому относятся автономные кассы
• Небольшие магазины. В этом случае речь идет о количестве покупок до 50 в день. Здесь уже требуются кассы, способные пробить штрих-код для занесения товара в базу данных. Также нелишним будет наличие встроенного модема. Варианты таких касс чуть дороже, но они позволяют пользоваться большим количеством функций. К кассе можно подключить дополнительное оборудование (эквайринг, весы, денежный ящик и другое) в зависимости от ваших требований
• Кафе и другие организации быстрого питания. Их отличием является большой ежедневный поток клиентов. Число чеков, которые необходимо пробить через кассу, достигает 200 штук. Иногда это число может значительно возрасти. В этом случае лучше приобрести надежную, многофункциональную и, соответственно, дорогую технику, обладающую большим экраном и необходимыми для осуществления процесса функциями. Желательна поддержка ЕГАИС, так как в таких заведениях часто подают спиртные напитки
• Магазины, продающие товары онлайн. Этот вариант подразумевают отправку чека на электронный адрес покупателя или выдачу в бумажном виде у курьера. В такой ситуации хорошим вариантом будет виртуальная или облачная касса. Кассы для курьера потребуют наличия встроенного модема, емкого аккумулятора и мобильности; желательно наличие безналичной оплаты
• Торговые автоматы, терминалы и устройства самообслуживания. Они также должны быть оборудованы кассовыми аппаратами, которые будут обрабатывать транзакции и выдавать чеки без участия кассира. Как и интернет-магазины, торговые автоматы могут выдавать как бумажные, так и электронные чеки. Для вендинга разработаны отдельные кассовые решения — встраиваемые или облачные. Касса должна быть совместима с конкретной моделью автомата или устройства самообслуживания, иначе она не будет работать

Стоимость касс в зависимости от формата и функционала составляет от 12 000 до 250 000 рублей. Именно поэтому важно правильно подбирать аппарат для определенного вида деятельности организации. В противном случае вы рискуете переплатить за дорогой аппарат, когда в этом совершенно нет необходимости.

Виды онлайн-касс

Сейчас существует огромное количество различных кассовых аппаратов, предлагаемых современным рынком. Они различаются по устройству, способу подключения к сети и поддерживаемыми устройствами. Все устройства можно разделить на три основные группы:

• Автономные кассы. Сюда входят простые модели кассовых аппаратов, которые имеют собственный блок питания, встроенный принтер чеков и небольшой объем памяти. Не требуют подключения к компьютеру и не всегда поддерживают дополнительные модули. Иногда заполнять базу товаров в них нужно вручную
• Смарт-терминалы. Универсальные кассовые аппараты, основанные на базе сенсорного планшета. Такие устройства имеют улучшенные характеристики, среди которых большой цветной дисплей, увеличенный объем памяти, поддержка дополнительных модулей и собственное ПО для удобного управления кассой
• Фискальные регистраторы. Обычные стационарные устройства, требующие для работы подключения к компьютеру. Не имеют ни дисплея, ни памяти. Управление кассой осуществляется через установленную на компьютер программу. Дополнительные устройства также подключаются к нему
• Облачные кассы. Представляют собой систему кассовых аппаратов, которые обрабатывают информацию о транзакциях и выдают электронные чеки. Такие кассы предназначены для интернет-магазинов и торговых автоматов - они подключаются удаленно к платежной форме на сайте или устройству самообслуживания. Облачные кассы часто предоставляются в аренду, реже подобные устройства можно купить в собственность

Первая группа является самой дешевой, так как у таких аппаратов нет никаких дополнительных опций и возможностей. Вторая, как можно сделать вывод, самая дорогая из представленных, потому что имеет самый большой функционал. В третью группу входят как дешевые, так и дорогие устройства, которые отличаются доступными функциями.

Что учитывать при выборе онлайн-кассы

При выборе онлайн-кассы необходимо обращать внимание на технические характеристики и доступный функционал устройства. Важно подобрать вариант, который будет лучше всего соответствовать требованиям вашего бизнеса. Обратите внимание на тип кассы, формат исполнения (стационарный или мобильный), параметры принтера чеков, способы подключения к интернету и внешним устройствам, и другие характеристики. Рассмотрим их подробнее.

Пропускная способность устройства

Один из главных показателей кассового аппарата. Он говорит о том, сколько устройство сможет выпустить чеков за одну минуту. Если требуется выпускать большое количество чеков за раз, то придется приобретать дорогой аппарат с быстрым принтером с поддержкой автоотрыва и широкой бумажной ленты.

Мобильность прибора

Автономные кассы и смарт-терминалы могут быть стационарными или мобильными. Второй вариант будет удобным для курьерской службы, такси или передвижной торговой точки. Также такие устройства могут работать как от обычной розетки, так и при помощи аккумулятора. Если касса мобильная, то для нее важна емкость аккумулятора и время работы без подключении к сети.

Вариант выхода в интернет

Важный параметр как для стационарной, так и мобильной кассы. Одни подключиться при помощи стандартного сетевого кабеля LAN. Другие получают доступ в сеть через Wi-Fi или Bluetooth. Третьи позволяют установить SIM-карту и подключаются к мобильному интернету в сетях 2G, 3G или 4G. Выберите тот способ подключения, который доступен для вашей торговой точки.

Объем памяти

Показатель пригодится для организаций, торгующих большим количеством товаров или проводящих большое количество сделок. Аппараты с большой памятью стоят дороже, но они больше подойдут тем, кто имеет обширную базу товаров. Важно также время, на которое сохраняются данные в памяти после отключения кассы от сети.

Удобство управления

Важная характеристика, так как чем удобнее управлять аппаратом, тем приятнее становится выполняемый процесс. Касса со встроенным сенсорным экраном может быть проще в обращении, чем простое кнопочное устройство. То же самое касается способа заполнения товарной базы и обмена данными с системами учета. Желательно, чтобы онлайн-касса имела поддержку современных систем автоматизации товароучета - например, 1С или Моего Склада. Тогда она сможет в любое время обмениваться данными с системами и вам не придется вводить данные в кассу вручную.

Поддержка ЕГАИС и маркировки

Необходимая опция для организаций, осуществляющих торговлю алкогольной продукцией. В таких аппаратах содержится специальный УТМ-модуль, позволяющий считывать марки алкоголя. Если у организации, продающей спиртные напитки, кассовый аппарат не будет поддерживать такую опцию, то лучше всего устройство заменить. Иначе вы рискуете получить штраф за нелегальную продажу алкоголя. То же самое потребуется для работы с маркированной продукцией - табаком, обувью, фотоаппаратурой, автопокрышками и другой. Касса должна поддерживать распознавание маркировки (потребуется установить или обновить соответствующее ПО), ее нужно будет оборудовать сканером 2D-кодов и, в некоторых случаях, терминалами сбора данных. Потребуется регистрация в системе "Честный знак" с отдельной электронной подписью.

Поддержка внешних модулей

Также желательно узнать, с какими дополнительными устройствами совместима онлайн-касса. Скорее всего, вам потребуется сканер штрих-кодов для более удобного добавления товаров в чек и считывания акцизных марок. Если вы планируете подключить эквайринг, то будет также важна поддержка POS-терминалов - устройств для приема банковских карт. К некоторым кассам можно подключать и другие устройства - денежные ящики, весы, экраны для покупателей и так далее.

Как правильно выбрать онлайн кассу для розничной торговли

Розничная торговля подразумевает большое количество проводимых операций в день, которое зависит от специфики магазина. Поэтому для успешной работы торговой точки требуется наличие соответствующих кассовых аппаратов, способных выдать требуемое количество чеков и оперативно проводить любые операции. Основными требованиями в этом случае являются:

• Наличие большого экрана
• Быстрый и емкий принтер чеков
• Встроенный модем
• Защита клавиатуры от влажности
• Поддержка внешних устройств, прежде всего — сканера штрих-кодов и эквайринга
• Наличие дополнительных программ и совместимость с 1С
• Поддержка ЕГАИС (для продажи алкоголя) и работы с маркированной продукцией

Руководителям розничных организаций стоит внимательно отнестись к выбору кассового аппарата. Необходимо учитывать не только требования компании, но и условия, которые диктует поток обслуживаемых клиентов.

Основной функционал кассовой техники не зависит от того, какая используется система налогообложения. Поэтому если вы сомневаетесь в том, какой аппарат выбрать для УСН, стоит отталкиваться от того, какой деятельностью занимается организация. Общие требования будут теми же, что и для остальных схем налогообложения. Также важно наличие в кассовом ПО поддержки работы на обоих вариантах УСН — как 6%, так и 15%.

Стоит привести простой пример: цветочная компания хочет приобрести онлайн-кассу. В этом случае отличным вариантом станет простая касса, работающая от аккумулятора и имеющая доступ в интернет. Касса может быть как стационарной так и мобильной, это может быть автономное устройство или смарт-терминал. Сканер штрих-кодов для нее не обязателен, но желательна поддержка эквайринга.

Вопросы и ответы