Принцип работы онлайн-кассы: схема действий пошагово
Федеральный закон 54-ФЗ в новой редакции действует с 2016 года. Согласно ему, все торгующие организации, будь то ИП, или ООО, обязаны пользоваться онлайн-кассой. Сегодня Такая касса отличается от техники старого образца устройством, функционалом и порядком использования. Подробнее о принципе работы онлайн-кассы вы узнаете в этой статье.
Все, кто работает в розничной торговле, общепите или сфере услуг, должны понимать принцип действия кассы нового образца, чтобы понимать, как правильно подключить, настроить и зарегистрировать кассу. Важно учитывать как технические отличия старой ККТ от новой, так и изменения в порядке взаимодействия с налоговыми органами. Зная эту информацию, вы избежите ошибок в работе с кассой и возможных штрафных санкций.
Пошаговый принцип работы онлайн-касс
Принцип работы онлайн-кассы пошагово выглядит следующим образом:
Когда клиент оплачивает покупку, данные о транзакции заносятся автоматически в накопитель кассового аппарата
Фискальный накопитель шифрует информацию и по установленному интернет-соединению отправляет ее на главный сервер ОФД
Оператор должен проверить фискальные данные, корректность технической информации в них, и сформировать фискальный признак — уникальный номер кассового чека
Фискальный признак направляется в кассу, после чего она формирует чек с этим признаком и выдает его покупателю В это же время сведения об операции отсылаются в налоговую службу
Чеки формируются в электронном или бумажном виде, оба они имеют равную юридическую силу. При этом электронные чеки могут быть отправлены в СМС или на электронную почту
Покупатель сможет по данным из чека найти его на сайте ФНС или ОФД, чтобы сопоставить данные и, если обнаружатся расхождения, отправить претензию
Все операции проводятся в течение нескольких секунд в режиме онлайн. Определенные условия устанавливаются для оператора фискальных данных. Среди них можно выделить следующие:
- ОФД отвечает только за технический процесс, и не имеет права вести надзор или контроль
- Он сохраняет все данные о сделках, совершенных за последние 5 лет
- Он отвечает за бесперебойность доступа к электронным чекам для всех покупателей
- Оператор должен иметь все необходимое оборудование и ПО, отвечающее современным требованиям безопасности, и пройти аттестацию у ФСБ
- Оператор предоставляет свои услуги собственнику кассы за абонентскую плату, которая должна выплачиваться раз в год
- Чтобы зарегистрировать кассу в Федеральной налоговой службе, необходимо оформить договор с ОФД
- При просрочке оплаты услуг оператора регистрация кассовой техники аннулируется
Фискальный накопитель в онлайн-кассах
Фискальный накопитель заменяет в конструкции кассы старое устройство для хранения данных о транзакциях — электронную контрольную ленту защищенную. Основные отличия накопителя от ЭКЛЗ следующие:
| ФН | ЭКЛЗ |
| Память — 256 Мб | Память — 4 Мб |
| Подписывает чек электронной подписью | — |
| Шифрует информацию перед отправкой оператору | — |
| Расшифровывает сообщение от оператора | — |
| Хранит чеки, данные о кассирах, сменах и списки проданных товаров | Хранит чеки, данные о кассирах, сменах. Не сохраняет список проданных товаров |
| Нужно покупать новый раз в 13, 15 или 36 месяцев, в зависимости от модели | Обязательно менять раз в 13 месяцев |
| Можно заменить самостоятельно или в ЦТО | Можно заменить только в ЦТО |
| Вся информация передается сразу в ФНС через интернет | Раз в 13 месяцев нужно снимать показания в ЦТО |
Схема работы онлайн-кассы по большей части, будет отличаться от техники старого образца только наличие постоянного интернет-соединения и ФН. Тип подключения, в зависимости от модели, может быть как проводным, так и беспроводным (Wi-Fi, 3G и другие). Онлайн-касса может выпускаться в различных форматах — это может быть смарт-терминал на базе сенсорного планшета, автономное кнопочное устройство или фискальный регистратор, который подключается к компьютеру. К кассе можно подключить дополнительное оборудование — например, сканер штрих-кодов или эквайринговый терминал.
Как работает онлайн-касса для индивидуальных предпринимателей
Вначале необходимо купить новую кассу или, если такое предусматривает производитель, обновить кассу. Зарегистрировать ее можно в режиме онлайн — для этого также потребуется электронная подпись. Порядок регистрации следующий:
Заключите договор с оператором фискальных данных
Заполните заявку на регистрацию кассу в ФНС или через сервис ОФД
Дождитесь ответа налоговой службы
Получите регистрационные данные кассы
Введите данные в настройках кассового ПО
Что должно быть в чеке
Также закон изменил требования к содержанию бумажных и электронных чеков. Теперь в них должны быть указаны:
- Наименование документа и порядковый номер за смену
- Дата и время транзакции
- Место совершения покупки — адрес торговой точки, номер транспортного средства или сайт магазина
- Наименование, форма собственности, ИНН и система налогообложения торгующей организации
- Наименование, ИНН или номер и серия паспорта клиента (при расчетах между предпринимателями или выплате выигрышей и страховых сумм)
- Информация об ОФД
- Признак расчета — приход, расход, возврат прихода или расхода
- Перечень наименований и количество проданных товаров либо оказанных услуг, цена за единицу и стоимость
- Код товара (при продаже маркированной продукции)
- Сумма к оплате с указанием НДС (если есть)
- Форма оплаты — наличная, электронная (безналичная) или смешанная
- Сведения о стране происхождения товара, номер таможенной декларации и сумма акциза (если есть и только при расчетах между предпринимателями)
- Фамилия и должность кассира (не требуется для вендинговых устройств и оплаты через интернет)
- Регистрационный номер кассы
- Номер фискального накопителя
- Фискальный признак
- Порядковый номер чека
- Адрес сайта ОФД
- Телефон и e-mail покупателя (только для электронного чека)
- Номер смены
- QR-код, по которому чек можно найти в базе налоговой службы
- Номер ОФД и код формы фискального документа (для электронного чека)
Работа с онлайн-кассами
Общий порядок работы с онлайн-кассой остается прежним. Перед началом работы необходимо заполнить по инструкции или загрузить товарную базу. Чтобы начать работу, кассиру нужно открыть смену, а после окончания — закрыть ее. Оплата покупки, в зависимости от характеристик и дополнительных устройств кассы, может быть как наличной, так и безналичной. Если вы продаете спиртные напитки, то кассу следует также подключить к ЕГАИС. Многие современные кассы также поддерживают системы товарного учета, в том числе от 1С, и могут обмениваться данными с ними в режиме реального времени.
Все взаимодействие кассы с ОФД и налоговой автоматизировано, операции производятся не дольше двух секунд. За это время касса успевает передать на сайт посредника, с которым заключен договор, все данные. Туда входит наименование товара и сумма операции. Оператор, приняв все данные, дает подтверждение, присваивает каждому чеку уникальный номер. Кассир в это время пробивает чек со всеми необходимыми обработанными системой данными, и отдает его покупателю. Во время всех этих манипуляций происходит передача оператором всей информации в единую базу налогового органа, где был зарегистрирован бизнесмен.
Вопрос — ответ
Нужно ли заключать договор с центром технического обслуживания?
С 2016 года заключать договор с ЦТО теперь не обязательно. Вы можете сделать это, если вам требуется техническая поддержка кассы.
Когда нужно начать использовать ККТ?
Предприниматели на ОСНО и УСН обязуются приступить к выполнению требований с 2017 года. Для патента и ЕНВД отведен срок с 2018 по 2019 год.
Сколько времени нужно хранить фискальный накопитель?
Все отработанные ФН предприниматели и ООО обязаны сохранять в течение пяти лет после срока действия.
Можно ли отсрочить или вообще отменить переход на онлайн-кассу?
Закон устанавливает несколько отсрочек для разных категорий предпринимателей. ИП и ООО на ЕНВД и патенте, а также те, кто использует торговые автоматы, имеют право не подключать онлайн-кассы до 1 июля 2018 года. Предприниматели на ЕНВД и патенте, которые работают в сфере общепита или имеют торговые автоматы, но не используют наемный труд, получают отсрочку до 1 июля 2019 года. Отдельные категории предпринимателей освобождаются от применения онлайн-касс вовсе. К ним относятся газетные киоски, продавцы безалкогольных напитков на розлив, фруктовые и овощные развалы, люди, занимающиеся продажей товаров без помещений и в разнос, няни, сиделки, носильщики на вокзалах и аэропортах, и некоторые другие.