Виртуальные онлайн-кассы: особенности, преимущества и недостатки
Интернет-магазины, как и торговые точки в офлайне, обязаны проводить все операции через онлайн-кассы. Существует большое количество разнообразных решений, которые позволяют им соответствовать новым требованиям 54-ФЗ. Среди них можно отметить облачные, или виртуальные онлайн-кассы. Подробнее о них вы узнаете в этой статье.
Как работают виртуальные онлайн кассы?
Полностью виртуальных онлайн-касс не существует. Кассовый аппарат должен проводить операции через фискальный накопитель — устройство для записи и передачи данных в налоговую службу. Это устройство может существовать только в физической форме, и его необходимо установить в кассовый аппарат.
Поэтому под подключением виртуальной кассы обычно понимается аренда удаленного кассового аппарата. Платежный модуль на сайте подключается к специальной кассе, которая установлена в защищенном дата-центре. Такое устройство не требует установки дополнительного оборудования на рабочего места. При этом касса соответствует требованиям 54-ФЗ: позволяет установить фискальный накопитель и выдает электронные чеки.
Аренда виртуальной онлайн-кассы — удобное решение для интернет-магазина, как для ИП, так и для представителей крупного бизнеса. Вы сможете использовать ее независимо от того, какие товары или услуги продаете — от автозапчастей до программного обеспечения. Необходимо будет только зарегистрировать кассовые аппараты и настроить их взаимодействие с сайтом.
Использование для интернет-магазина
После регистрации необходимо будет привязать кассы к платежной форме. Сделать это можно двумя способами — встроить их в CMS сайта или провести через них интернет-эквайринг. Для популярных систем многие сервисы аренды предлагают готовые модули интеграции, которые позволяют быстро настроить взаимодействие с сервисом. В остальных случаях придется настраивать интеграцию самостоятельно.
В процессе оформления заказа покупатель оплачивает товар или услугу так же, как и обычно. Информация о транзакции передается в кассу и записывается в фискальном накопителе. Касса передает данные оператору фискальных данных, который формирует и отправляет электронный чек. Данные из ОФД поступают в налоговую службу.
Какие еще кассы можно использовать для интернет-магазина?
Для интернет-торговли подойдут и обычные кассовые аппараты — как автономные устройства, так и фискальные регистраторы. Подключить к платежному модулю на сайте можно любую кассу, не только виртуальную. Однако, в этом случае процесс интеграции может быть сложнее.
Хорошим альтернативным вариантом будет Модулькасса — кассовое решение от Модульбанка. Она позволяет быстро настроить интеграцию с популярным платежным сервисом — Яндекс.Кассой. При этом аппарат стоит сравнительно недорого и имеет небольшие размеры. Касса является автономной — она может работать без подключения дополнительных устройств.
Также встроенная поддержка интернет-магазинов есть у кассовых решений от Эвотора и Контур.Маркета. Их предложения более разнообразны, но и стоят при этом дороже. Если вы используете простой кнопочный аппарат или фискальный регистратор, то настраивать его для интернет-магазина вам придется самостоятельно.
Подойдёт ли одна касса для онлайн- и офлайн-торговли?
Если интернет-магазин принимает платежи и в офлайне — например, имеет собственную службу доставки или пункты выдачи заказов — то ему будет необходимо выдавать не только электронные, но и бумажные чеки. Виртуальная онлайн-касса для этого не подойдет. Поэтому придется использовать и обычную ККТ.
Многие продвинутые решения — например, Эвотор или Модулькасса — позволяют использовать один аппарат для онлайн- и офлайн-торговли. Такое решение позволит вам сэкономить на оборудовании и одновременно обрабатывать операции для сайта и реального магазина. Вы сможете выдавать разные виды чеков и принимать оплату наличным и безналичным способом. Для курьеров предусмотрены мобильные кассовые аппараты.
Но такое решение подойдет только для небольшого интернет-магазина. Одновременно один кассовый аппарат может обрабатывать только одну операцию, и при большом потоке клиентов как в онлайне, так и в офлайне мощностей универсальных устройств может не хватать. Поэтому лучше разграничивать транзакции: операции на сайте проводить через виртуальные кассы, а у курьеров или в пунктах выдачи заказов использовать обычные аппараты.
Основные преимущества и недостатки виртуальных онлайн-касс
Преимущества:
- Экономия на оборудовании: Нет необходимости покупать дорогостоящее оборудование, так как касса работает через облако.
- Удобство и мобильность: Можно использовать с любого устройства с доступом к интернету, включая смартфоны и планшеты.
- Соответствие законодательству: Виртуальные кассы полностью соответствуют требованиям российского законодательства (54-ФЗ).
- Автоматизация процессов: Упрощение ведения бухгалтерии и налогового учета за счет автоматической передачи данных в ФНС.
- Масштабируемость: Легко адаптируется под нужды бизнеса любой величины и формы.
Недостатки:
- Зависимость от интернета: Для работы необходим стабильный доступ к интернету, что может быть проблемой в некоторых регионах.
- Безопасность данных: Хранение данных в облаке требует надежных мер безопасности, чтобы предотвратить утечки и кибератаки.
- Абонентская плата: Использование облачных касс обычно требует ежемесячной оплаты за обслуживание.
- Технические сбои: Возможны временные проблемы с доступом к сервису из-за технических работ или сбоев у провайдера.
- Ограниченный функционал: Некоторые виртуальные кассы могут не поддерживать все функции, необходимые для специфических бизнес-процессов.
Где купить онлайн-кассу для интернет-магазина?
Оформить аренду виртуальной онлайн-кассы вы можете непосредственно у одного из сервисов. Такие услуги предлагают Атол Онлайн, Orange Data, CloudKassir и несколько других компаний. Они отличаются друг от друга используемыми моделями касс, доступными интеграциями и техническим обслуживанием. Стоимость аренды и замены фискальных накопителей у них оплачивается отдельно.
Купить обычную кассу для использования в интернет-магазине можно у одного из дистрибьюторов или непосредственно у производителя. Заранее уточните, есть ли поддержка интеграции с платежным модулем у того или иного устройства. В некоторых случаях вам придется докупать дополнительное оборудование или программное обеспечение.
Вопрос — ответ
Сколько касс может потребоваться интернет-магазину?
Зависит от общего размера потока клиентов и его увеличения в часы пик. Небольшому магазину достаточно одной-двух касс, крупному — 10 или более. В любом случае, стоит также арендовать несколько резервных касс на случай увеличения потока клиентов.
Где лучше покупать онлайн-кассу: у производителя или у посредника?
С одной стороны, покупка кассового аппарата у производителя позволит вам не переплачивать за ненужные услуги. С другой стороны, посредники также предлагают разнообразные сервисы для клиентов и дополнительное оборудование. Исходите из того, что для вас важнее — сэкономить на покупке или получить более комплексное решение.
Сколько времени используется фискальный накопитель?
Фискальные накопители выпускаются со сроком действия 13 месяцев (для ОСНО и торговли подакцизными товарами) и 36 месяцев (для УСН, ЕНВД, патента и сферы услуг). Отработанные накопители нужно хранить в течение 5 лет. Доставку или хранение ФН в сервисах аренды виртуальных касс нужно оплачивать отдельно.