Как самостоятельно подключиться к ЕГАИС для торговли алкоголем

Информация обновлена: 14.05.2020

Получение лицензии на алкоголь – это только первый шаг перед началом производства или продажи спиртных напитков. После этого вам нужно подключиться к ЕГАИС – информационной системе для контроля над алкогольным рынком. В эту систему должны заноситься сведения обо всем алкоголе, который вы производите, закупаете и продаете.

В этой статье мы расскажем вам о том, что такое ЕГАИС и как правильно к ней подключиться. Здесь вы узнаете, что требуется для подключения к информационной системе и как вести учет алкоголя по новым правилам.

Что такое ЕГАИС и для чего она нужна

ЕГАИС, или Единая государственная автоматизированная информационная система – это государственная информационная система для контроля над производством и оборотом алкогольной продукции. В эту систему должны заноситься любые действия с алкоголем, начиная от производства и заканчивая продажей. Она, как и весь алкогольный рынок в России, контролируется Федеральной службой по регулированию алкогольного рынка.

Цель ЕГАИС – усилить контроль над алкогольным рынком и вести полный учет алкогольной продукции, в том числе импортной, и всех операций с ней. Благодаря системе поставщик, продавец, покупатель и государство смогут отследить происхождение каждой бутылки алкоголя вплоть до места, где напиток был произведен и разлит. Она поможет бороться с контрафактной продукцией – если информации о проданной бутылке не будет в системе, то это вызовет подозрение у покупателя и регулирующего органа.

Правильное подключение к ЕГАИС
Также существует отдельная ЕГАИС для учета древесины и сделок с ней. Эта система контролируется Федеральным агентством лесного хозяйства, в нее заносятся все действия с лесом от момента вырубки до продажи. В этой статье пойдет речь только о системе для алкоголя.

Любому предприятию, которое занимается производством и продажей алкоголя, необходимо подключиться к ЕГАИС. Это одно из требований Федерального закона №171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта». Изначально требование действовало только на производителей и импортеров алкоголя. В 2015 году в закон были внесены поправки – теперь к системе должны быть подключены все компании в алкогольной сфере, в том числе и те, которые занимаются розничной продажей.

Всем компаниям, которые подключены к системе, необходимо специализированное оборудование и программное обеспечение для учета продукции и передачи данных в ЕГАИС. Общий уровень контроля может быть строже в зависимости от типа бизнеса и крепости напитков.

Как подключиться к ЕГАИС

Для подключения к системе вам понадобятся квалифицированная электронная подпись и компьютер с постоянным подключением к интернету. Для розничной торговли также потребуется сканер штрих-кодов, поддерживающий считывание акцизных марок, и онлайн-касса, соответствующая ФЗ-54 и совместимая с ЕГАИС.

Если у вашей компании несколько подразделений, то для каждого нужен отдельный комплект оборудования, включая криптоключ с электронной подписью.

Вначале вам понадобится криптоключ JaCarta или Рутокен с записанной на ней квалифицированной электронной подписью. Приобрести его можно в ФГУП «ЦентрИнформ» или у одного из его партнеров. Для этого зарегистрируйтесь на сайте предприятия, оформите и оплатите заявку на выпуск криптоключа и запись электронной подписи, распечатайте и подготовьте документы на заказ. Ключ с записью КЭП на него стоит до 3 500 рублей в зависимости от производителя.

Из документов вам потребуются:

  • Заявление на выпуск ключа и запись КЭП на него
  • Заявление на присоединение к оферте
  • Согласие на обработку персональных данных
  • Для ООО – паспорт (оригинал и копия), СНИЛС и документ, подтверждающий полномочия владельца КЭП
  • Для филиала – те же документы плюс положение о создании и уведомление о постановке на налоговый учет
  • Для ИП – паспорт (оригинал и копия) и СНИЛС

Готовые документы предоставьте в отделение ЦентрИнформа, когда КЭП будет готова. Вы получите криптоключ с записанной на него подписью и коды ГОСТ и PKI для подключения к ЕГАИС. Подпись необходимо будет активировать – для этого вставьте криптоключ в компьютер и запустите программу активации.

КЭП действует ровно один год, после этого срока ее нужно обновлять. Можно записать новую подпись на старый ключ.

Затем нужно сгенерировать ключ RSA для безопасного соединения с ЕГАИС. Для этого зарегистрируйтесь на официальном сайте системы с помощью вашей КЭП. После регистрации войдите в кабинет, введите код ГОСТ и нажмите кнопку «Показать сертификаты» - появятся сертификаты с данными ваших торговых точек.

Перейдите на нужный сертификат и выберите в меню справа пункт «Получить ключ». Выберите точку продаж, для которой нужно оформлен криптоключ и нажмите кнопку «Сформировать ключ». Подтвердите операцию вашим PKI-кодом, после чего RSA будет записан на криптоключ.

После этого вам нужно установить на компьютер программу «Универсальный транспортный модуль» – она нужна для обмена информацией с системой. Программу можно бесплатно скачать с официального сайта ЕГАИС. Она доступна для операционных систем Windows и Linux (официально поддерживаются Debian 8 и Ubuntu 14.04). После установки запустите УТМ и настройте вашу программу товарного учета для работы с ним.

Можно также купить специальный мини-компьютер с заранее установленными программами для подключения к ЕГАИС и учета алкоголя – так называемый УТМ-хаб. В этом случае достаточно будет запустить программу с помощью своего криптоключа.
Читайте также

Наконец, нужно докупить и настроить дополнительное оборудование. Вам потребуется сканер штрих-кодов, который может распознавать 2D-коды формата PDF417. Настройте кассу для работы с ЕГАИС – для этого установите отдельную версию УТМ или подключитесь к компьютеру с программой по сети. Подтвердите подключение с помощью КЭП и двух кодов.

Как работает информационная система

После подключения к ЕГАИС производители, поставщики и продавцы алкоголя должны будут заносить в систему информацию обо всех спиртных напитках в своем обороте и сверяться с ней при необходимости. Компьютер с установленным на нем УТМ должен работать постоянно в рабочее время, чтобы можно было в любое время обменяться информацией с системой.

С 1 июля 2018 года в ЕГАИС введена система помарочного учета. Это значит, что теперь производители, поставщики и продавцы алкоголя должны поштучно учитывать каждую марку алкоголя.

Каждая бутылка заносится в ЕГАИС в момент наклеивания специальной или акцизной марки. Марка содержит на себе 2D-код, в котором записана основная информация о продукте – состав, дата и место изготовления и отзыва, объем тары и другие. Производитель или импортер фиксирует эти данные в системе.

Для оптовой поставки алкоголя – например, в розничный магазин – формируются две накладные: бумажная и электронная. Электронная версия накладной передается в ЕГАИС. В процессе приемки необходимо сверить бумажную и электронную накладные. Если сведения в них совпадают, то магазин заносит информацию об алкоголе в поставке в ЕГАИС. Если сведения отличаются, то составляется акт расхождений и направляется в систему. Все операции проводятся с помощью программы товарного учета.

Правильное подключение к ЕГАИС

Во время продажи кассир считывает с бутылки 2D-код специальной или акцизной марки. Информация о проданной бутылке через подключенную к УТМ кассу поступает в транспортный модуль, работающий самостоятельно или через программу учета. Для ее передачи в ЕГАИС необходимо вставить в компьютер криптоключ с подписью.

Система предусматривает работу в условиях слабого или нестабильного интернет-соединения. В случае его отключения программа продолжит сохранять информацию об алкоголе, а когда оно будет восстановлено – передаст его в ЕГАИС. Однако, в таком режиме можно работать не дольше трех дней.

В чеке, который получит покупатель, будет напечатан специальный QR-код, по которому можно будет найти купленный алкоголь внутри ЕГАИС. Если позиций с напитками в чеке несколько, то для них всех будет сгенерирован один общий код.

Эти правила продажи действуют для любых магазинов и заведений, в том числе кафе, баров и ресторанов, которые продают спиртные напитки. Небольшой нюанс есть только для заведений общепита и торговых точек, продающих алкоголь на розлив. В этом случае в ЕГАИС фиксируется только факт вскрытия тары. Для этого можно оформлять чеки или отправлять в систему ежедневные акты списания алкогольной продукции.

Вопросы и ответы

? Нужно ли подключаться к ЕГАИС тем, кто торгует пивом?

Подключение к ЕГАИС необходимо всем, кто занимается производством или продажей алкоголя – в том числе пива и пивных напитков. Индивидуальные предприниматели, которые продают пиво, также обязаны подключиться к системе. Также, если вы продаете пиво, вам не нужно фиксировать в ЕГАИС каждую бутылку – достаточно только подтвердить факт приемки.

? Какие наказания грозят тем, кто не подключен к автоматизированной системе?

Если компания продает алкоголь без подключения к ЕГАИС, то ей грозит штраф: до 15 000 рублей для должностного лица и до 200 000 рублей для организации. Продукция, которая производилась и продавалась без занесения в систему, будет конфискована. При длительных нарушениях ФСРАР может приостановить или аннулировать лицензию на алкоголь.

? Какие системы учета и онлайн-кассы поддерживают работу с ЕГАИС?

С информационной системой совместимо большинство популярных систем товарного учета – 1С (Предприятие и Розница), Мой Склад, Контур.Маркет и другие. Поддерживают работу с ЕГАИС все кассовые решения от известных производителей – например, Эвотор, Атол, МТС Касса или Модулькасса.

? Когда лучше подключиться к системе – до получения лицензии или после?

Лучше всего подключиться к ЕГАИС заранее – наличие лицензии для этого не требуется. Кроме того, вы сможете дополнительно показать Росалкогольрегулированию, что вы готовы к производству или продаже спиртных напитков.

? Какие организации имеют право не подключаться к ЕГАИС?

Закон делает исключение только для компаний, которые производят вина (в том числе игристые) из собственного винограда. Остальные организации обязаны подключиться к системе для отражения факта производства, приемки или продажи алкоголя.

Заключение

Подключиться к ЕГАИС немного проще, чем получить алкогольную лицензию. Для этого не нужно дополнительно регистрироваться в государственных органах и уплачивать пошлины. Но при этом нужно будет потратить время на настройку нужного оборудования и программ, а также обучение работников.

Государство постоянно усложняет информационную систему и вводит в нее новые правила и элементы для более жесткого контроля над рынком. С одной стороны, создаются препятствия для недобросовестных участников, а с другой, эти же проблемы мешают и честным бизнесменам. О наиболее значимых изменениях вы сможете узнать в этой статье в будущем. 

Любой, кто производит или продает алкоголь, должен подключиться к ЕГАИС. В эту систему необходимо заносить информацию о каждой произведенной или проданной единице спиртного. Чтобы подключить магазин или заведение общепита к ЕГАИС, нужно:

  • Приобрести специальный цифровой ключ для доступа к системе
  • Сгенерировать ключи для дополнительного подтверждения входа
  • Установить на компьютер программу-УТМ
  • Настройте УТМ и установите взаимодействие с системой товароучета
  • Подключите онлайн-кассу к УТМ
  • Установите на кассу сканер штрих-кодов, распознающий акцизные марки
При подключении к ЕГАИС нужно платить только за выпуск цифрового ключа. После подключения вам нужно будет сообщать в систему данные обо всем купленном и проданном алкоголе.

А что думаете о ЕГАИС вы и с чем вы столкнулись при подключении к ней? Рассказать о своем опыте и поделиться мнением о системе вы можете в комментариях.

Виктор Шемякин
Виктор Шемякин

Автор #ВЗО. Молодой предприниматель, успел открыть несколько проектов разной степени успешности. Своим опытом и мнениями он делится с нашим сайтом. Он расскажет о том, что должен знать и делать начинающий бизнесмен, чтобы облегчить ведение своего дела и избежать возможных проблем.

(10 оценок, среднее: 4.6 из 5)
Оставить комментарий
Руслан

Дополню немножко статью по пиву. Если алкоголь продается на розлив, важно в журнал вносить записи сразу, как только вскрывается тара, например, когда распечатывается кега. Эта информация заносится не позднее следующего дня. Если точек несколько, хватит одной программы.

Станислав

Материал понравился, толково написано, многие вопросы сами собой прояснились. У меня свой магазинчик, как раз подумывал о лицензии на торговлю алкоголем, нужна была такая информация, чтобы все по полочкам. Спасибо за разъяснения, хорошую работу делаете.

Елена

Тут упоминались штрафные санкции, а я вот отмечу, что если пивом торговать в розницу и без ЕГАИС, то штрафа не будет, если это делает ИП. Вот за оптовые покупки, которые сделаны без подключения к общей системе, штраф будет однозначно. Причем тогда можно получить взыскание и как руководителю, и как организации.

Ирина

Спасибо за подробные объяснения. Теперь понятно, что такое ЕГАИС, зачем нужна, и как к ней подключиться. Особенно порадовал полный перечень документов. С этим у меня обычно больше всего вопросов бывает. Хотелось бы, конечно, немного подробностей по настройке программы, но статья отличная.

Марина

Хотелось бы добавить по списанию товара. С продажей обычно все понятно– так как там списание автоматическое, но если с товаром что-то случилось – бутылки побились или украдены, то придется составить акт. Например, через 1С. После этого акт передается непосредственно в систему и там подтверждается.