Могут ли онлайн-кассы работать без кассового аппарата

Согласно федеральному закону 54-ФЗ, вступившему в силу в 2017 году, каждый предприниматель обязан владеть кассой нового типа, которая отправляет данные в налоговую службу через интернет. После принятия поправок к нему, многие предприниматели столкнулись с трудностями. Нужно найти и купить технику нового образца и правильно зарегистрировать ее.

Юрий Муранов

Главный редактор

Обновлено: 02 июля 2024

Об онлайн-кассах и ФЗ-54

Попраски в закон ФЗ-54 вступили в силу с 1 июля 2016 года. Они устанавливают новые требования к кассовой технике и новые правила контроля над ней. Все старые устройства должны быть заменены на современные онлайн-кассы, которые передают данные об операциях по ним в ФНС через интернет. Использовать кассы теперь должны даже те, кто раньше обходился без них — в том числе, интернет-магазины.

От ККТ старого образца онлайн-касса отличается наличием фискального накопителя — устройства, которое хранит и передает информацию о кассовых операциях. Данные должны быть переданы в налоговую через посредника — оператора фискальных данных. Касса может выдавать как бумажные, так и электронные чеки, она может поддерживать безналичную оплату, работу с ЕГАИС и маркировкой.

Можно ли использовать онлайн-кассу, не покупая ККМ?

На рынке кассовых решений для 54-ФЗ за короткие сроки появилось большое число предложений, рассчитанных на разные категории предприниматели — в том числе и на интернет-магазины. Кассу не обязательно приобретать в собственность — достаточно ее просто арендовать. Вы можете воспользоваться обычным оборудованием или виртуальной облачной кассой. Такой вариант поможет решить вопрос с соблюдением законов при продаже товаров и услуг онлайн.

Вне зависимости от статуса кассы, физическая ли она или виртуальная, она должна пройти регистрацию в налоговой службе. Человек, работающий с кассой непосредственно, и проводящий через неё финансовые операции считается пользователем. Это очень важный пункт, потому что регистрация ККТ осуществляется на имя пользователя, независимо от того, в собственности она или арендована.

Чтобы арендовать виртуальную кассу, необходимо:

Оформить электронную подпись (если вы не сделали этого ранее)
Зарегистрироваться на сайте компании-арендодателя кассовой техники
Выбрать кассу, которая вам подойдет лучше всего. Обычно она уже зарегистрирована в ОФД
Зарегистрировать кассу на сайте ФНС с помощью электронной подписи
Настроить сервис для работы с ним

Работа с виртуальной кассой осуществляется так же, как и с обычной. Управлять ей обычно можно на любом устройстве — компьютере, смартфоне или планшете. Покупатели будут получать электронные чеки — для этого им необходимо указывать номер телефона или электронную почту. Данные о транзакциях касса автоматически передаст в ФНС.

У каждой кассы есть определенный лимит операций, которые можно проводить одновременно. По этой причине для крупного магазина может потребоваться арендовать несколько виртуальных устройств. Также учтите характеристики фискальных накопителей — объем внутренней памяти и лимиты на транзакции.

Варианты онлайн-касс без кассового аппарата

На рынке виртуальных онлайн-касс существует достаточно много предложений. Пользователю следует выбирать подходящий сервис исходя из строгих критериев. Один их главных — это соответствие сервиса требованиям налоговой службы. Сам аппарат должен обладать характеристиками соразмерными с деятельностью организации: объёмы оборотов и количество транзакций должны в полной мере укладываться в его характеристики. Не менее важен тип организации и сфера деятельности: иметь кассу должны почти все АО, ИП и ООО на любых системах налогообложения.

Виртуальная облачная касса будет удобным вариантом для предпринимателя, который ведет торговлю через интернет. Ее преимущество — отсутствие необходимости в приобретении устройства, которое будет занимать место и требовать постоянного подключения к сети. Касса имеет все необходимые функции, она может быть совместима с 1С и системами учета. Из недостатков можно отметить сравнительно высокую стоимость аренды и отсутствие поддержки внешних устройств — например, принтера чеков.

Ниже приведен перечень из 12 самых популярных облачных касс:

Облачная касса	Описание
CloudKassir	Удобное решение для малого и среднего бизнеса с поддержкой облачных технологий. Предлагает быструю настройку и интеграцию с популярными системами учета. Обеспечивает передачу фискальных данных в режиме реального времени.
ECOM	Поддержка различных видов бизнеса и удобный интерфейс. Предлагает инструменты для аналитики и управления продажами. Поддерживает интеграцию с популярными системами учета и платежными системами.
Orange Data	Облачная касса с возможностью интеграции с различными CMS и платформами интернет-магазинов. Предлагает гибкие тарифные планы и высокую надежность. Поддерживает работу с различными видами бизнеса и формами оплаты.
Яндекс.Касса	Популярная система от Яндекса с интеграцией с Яндекс.Платежами. Поддерживает работу с различными видами бизнеса и платежными системами. Обеспечивает высокую надежность и удобный интерфейс для пользователей.
Kit Online	Широкий функционал для интернет-магазинов с поддержкой различных платежных систем. Предлагает удобные инструменты для аналитики и управления бизнесом. Поддерживает интеграцию с популярными платформами и CMS.
АТОЛ Онлайн	Популярная касса для малого бизнеса с возможностью аренды оборудования. Поддерживает работу с различными видами фискальных накопителей. Предлагает удобный интерфейс и высокую скорость работы.
Бизнес.Ру "Онлайн-чеки"	Система для онлайн-чекирования с интеграцией с 1С. Поддерживает работу с фискальными накопителями и передачу данных в ОФД. Предлагает удобные инструменты для управления продажами и аналитики.
Комтет Касса	Гибкая касса для интернет-магазинов с поддержкой различных платежных систем и CMS. Предлагает удобные инструменты для управления продажами и аналитики. Обеспечивает высокую надежность и скорость обработки данных.
Ferma	Ферма – одна из популярных платформ для фискализации и управления продажами. Поддерживает широкий спектр оборудования и программного обеспечения. Обеспечивает надежную работу и соответствие законодательству.
Модулькасса	Универсальное решение с возможностью аренды и гибкими тарифами. Поддерживает интеграцию с различными системами учета и платежными системами. Обеспечивает надежную работу и соответствие требованиям законодательства.
Инитпро касса	Надежное решение с поддержкой различных способов оплаты и интеграции с системами учета. Обеспечивает высокую скорость обработки данных и передачу фискальных данных в ОФД. Подходит для малого и среднего бизнеса.
Робокасса	Интеграция с популярными платежными системами и поддержка различных видов бизнеса. Обеспечивает высокую скорость обработки данных и передачу фискальных данных в ОФД. Подходит для интернет-магазинов и малого бизнеса

Вопрос — ответ

Можно ли обобщить сумму чека, не фиксируя каждую позицию?

Нет, нельзя. Каждая позиция должна быть зафиксирована в чеке.

Вручение чека покупателю остаётся обязательным?

При оформлении покупки через интернет вы все еще обязаны отправить покупателю чек. Он высылается в электронном виде в SMS или на e-mail клиента.

Что делать тем, кому все же нужно выдавать бумажные чеки?

В этом случае вам придется покупать или арендовать физическую кассу. Они будут обязательны для интернет-магазинов, которые доставляют товары через собственных курьеров или имеют свои пункты выдачи заказов. Если доставкой занимается отдельная курьерская служба, то применять физическую кассу не нужно — службы уже будет иметь собственные аппараты.

Будет ли наложен штраф при нестабильной работе интернета и периодических отключениях от сети?

В кассу встроены механизмы, отвечающие за сохранность данных при отключении интернета. При следующем подключении эти данные будут отправлены оператору в обычном порядке. Максимально допустимый отрыв от онлайн равен 30 дням.