Как найти и снять офис

Самостоятельный поиск или через посредника

Искать офис самостоятельно или обратиться к посреднику зависит от ваших финансов и времени, которым вы располагаете.

Самостоятельный поиск

Если решили искать без участия посредников, можно поручить подбор вариантов сотруднику. Если вы пока работаете один, обратитесь к порталам, где размещают объявления об аренде коммерческих помещений. Это «Циан», «Авито», «Из рук в руки» и другие сайты. Будьте готовы смотреть тысячи объявлений и звонить по сотням номеров. В таком режиме офис вы найдете примерно за месяц.

Иногда можно найти помещении не на сайте, а просто прогуливаясь по городу в рабочий день. Пройдитесь по району, в котором хотели бы снять офис. Заходите в понравившиеся здания и интересуйтесь, сдается ли у них что-нибудь. Порой собственники подают объявления только в газеты. Бывает, помещение под офис освободится на днях и объявления еще нет.

Фирма-посредник

Самые известные компании-посредники — это Biz-cen.ru, Officescaner.ru, Office.ru. Агентские фирмы получают комиссию за свою работу от арендодателя.

Обращаться за помощью к фирме-посреднику стоит, если вы готовы снимать офис за обычную рыночную цену. Если хотите сэкономить — ищите сами. Посредники не работают с дешевыми вариантами и маленькими офисными центрами.

Как определиться с площадью

Начинающим бизнесменам трудно рассчитать необходимую площадь офиса. Согласно санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам (СанПиН) России площадь одного рабочего места, оборудованного ПК, должна быть не менее 4,5 квадратных метров. К этому нужно добавить площадь для офисной техники и стеллажей для документов. Важно разместить в помещении всех работников. Если планируете проводить в офисе встречи и переговоры с клиентами, потребуется место для стола или удобного дивана.

Место аренды офиса

Определить подходящее место для офиса помогут потребности вашей компании или сотрудников. Одним компаниям удобно арендовать помещение рядом с собственным производством или складом. Другие хотят, чтобы офис был недалеко от метро.

Если у вас лично нет жестких требований к расположению офиса, спросите сотрудников, какие у них есть пожелания. Возможно, большинство из них проживает в одном районе. Тогда стоит обратить внимание именно на него.

Но кроме пожеланий, есть важные моменты, которые нужно учесть при выборе места для офиса:

• Транспортная развязка. Добраться до компании не должно быть трудно
• Магазины, кафе или спортзалы. Будет комфортнее, если вокруг офиса уже есть необходимая инфраструктура. Но в таком случае коэффициент к базовой аренде может быть повышен
• Парковка. Уточните, чтобы парковкой могли пользоваться как клиенты, так и сотрудники
• Велосипедная стоянка. Так как многие используют в городе велосипед вместо машины, наличие велопарковки будет преимуществом
• Формат работы предприятия. Если важно произвести впечатление на потенциальных клиентов, лучше потратиться на аренду офиса в бизнес-центре. Если такой необходимости нет, можно снять помещение, к примеру, в жилом доме или здании научно-исследовательского института (НИИ)
• Рабочее пространство. Место для работы должно быть уютным и комфортным. Молодым работникам обычно нравится открытое пространство, без коридоров. Сотрудники постарше более консервативны и предпочитают офис с отдельными кабинетами и коридорной системой.

Если денег на аренду немного, присмотритесь к офисам в пригороде.

Выбор класса бизнес-центра

Если вы хотите снять офис в бизнес-центре, стоит разобраться, чем отличаются друг от друга офисные помещения в разных деловых центрах.

Бизнес-центры в России делятся на 4 основных класса — А, B, C и D. Основные критерии определения категории БЦ:

• Месторасположение
• Инфраструктура
• Тип и возраст
• Техническое состояние
• Планировка, отделка
• Безопасность
• Парковка
• Управление

Класс A — это только новые здания, часто с оригинальным фасадом или архитектурным стилем. Они расположены в центре города. Рядом кафе, магазины, фитнес-центры и несколько остановок транспорта.

В бизнес-центре могут присутствовать:

• Конференц-залы
• Зоны отдыха
• Точки питания
• Автостоянка и подземный паркинг
• Инженерные и оптико-волоконные коммуникации
• Центральное кондиционирование
• Бесперебойное электроснабжение
• Служба охраны
• Система видеонаблюдения и контроля доступа

Класс В — деловые центры, реконструированные административные или исторические здания, а также бизнес-центры класса А спустя 5-7 лет эксплуатации. Они находятся недалеко от главных улиц и магистралей. Остановки общественного транспорта в пешей доступности. Подземная парковка есть не всегда, но арендаторы и гости бизнес-центра могут оставить автомобиль на стоянке около здания. Офисы класса B очень похожи на помещения класса А, но стоят дешевле.

Класс С — это постройки советского типа. Бывшие производственные предприятия, НИИ и заводы, переделанные в офисы. Чаще всего расположены такие здания в спальном районе или далеко от основных городских улиц и станций метро. Помещение нуждается в ремонте — арендатор сам решает, делать его или нет. Зато арендная ставка в таких бизнес-центрах — низкая.

Класс D — здания, которые нуждаются в капитальном ремонте. Здесь необходим косметический ремонт помещения, замена инженерных коммуникаций и установка современных телекоммуникационных сетей. Запасные системы энергоснабжения здесь не предусмотрены. Парковочные места расположены хаотично или их нет. Бизнес-центры класса D сосредоточены на окраине или в спальных районах. Арендная плата здесь самая низкая.

Какой офис выбрать, зависит от особенностей и ресурсов вашей компании, а также потребностей сотрудников.

Транспортная доступность

При выборе офиса подумайте, удобно ли будет добираться до него на автомобиле и пешком. Узнайте места на основных дорогах по пути к офису, где часто образуются пробки. Уточните, есть ли место для парковки.

Если большая часть сотрудников и клиентов — пешеходы, посмотрите, какая обстановка с общественным транспортом, чтобы люди не приезжали на работу уставшими. Для клиентов часто решающим фактором будет парковка и удаленность от остановок автобусов и станций метро.

Условия аренды — какие моменты важно прояснить заранее

Чтобы выгодно снять офис, важно обсудить все интересующие вас вопросы до подписания договора. Вот что следует прояснить у собственника помещения заранее:

• Должен ли арендатор платить за общие помещения: коридоры, зоны отдыха и т.д.
• Входит ли оплата коммунальных услуг в стоимость аренды. Если арендатор сам оплачивает эти расходы, уточните, есть ли договор с поставщиками коммунальных услуг и как передавать данные приборов учета
• Как организована уборка офиса. Заключен ли договор с клининговой фирмой
• Кто оплачивает услуги охраны. Есть ли видеокамера и сигнализация. Существует ли пропускная система. Есть ли договор с охранным предприятием
• Есть ли парковка и включен ли паркинг в арендную плату. Если парковки нет, узнайте, есть ли она неподалеку от офиса
• Нужно ли соблюдать тишину. Это актуально для офисов, расположенных в жилом доме
• Может ли арендатор ремонтировать помещение или делать перепланировку. И за чей счет будут проводиться такие работы

Важно зафиксировать устные согласования в договоре аренды. Так вы сможете выгодно снять офис без дальнейших неприятных сюрпризов.

Заключение договора

Когда вы нашли подходящий офис и обговорили все детали с арендодателем, остается подписать договор и акт приемки помещения.

Но сперва попросите собственника помещения показать документ на право собственности. Это может быть свидетельство о собственности или выписка из реестра недвижимости. Проверить выписку можно на сайте Росреестра.

Убедитесь, что адрес офиса совпадает с адресом в документе.

Иногда офис сдает не собственник, а другой арендатор, который не задействует всю площадь помещения. Убедитесь, что по договору аренды он имеет право пересдавать офис. Также проверьте, соответствует ли метраж помещения заявленному. Для этого сравните площадь офиса в техническом или кадастровом паспорте с указанной в договоре. Они должны быть одинаковыми.

Документы

Для заключения договора арендатор предоставляет такие документы:

• Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП не позднее 4 месяцев
• Копии свидетельств о регистрации юридического лица и его постановки на учет
• Банковские и почтовые реквизиты, в том числе юридический адрес
• Копии ИНН, ОГРН, КПП
• Копия паспорта руководителя и копия документа, который подтверждает его полномочия

Все копии нужно заверить печатями.

Предварительный договор

Чтобы закрепить за собой понравившееся помещение, подпишите с арендодателем письмо о намерениях в свободной форме. В нем укажите условия аренды: площадь, стоимость, возможность расторжения. Письмо о намерениях — это предварительный договор, который позволит не упустить офис, пока вы собираете документы. Вместо письма о намерениях арендодатель может попросить залог под расписку.

Договор

Не подписывайте договор сразу. Возьмите паузу на день и внимательно изучите его. Если сомневаетесь или не понимаете какой-то пункт, проконсультируйтесь у юриста. С особым вниманием отнеситесь к фразам «в одностороннем порядке» или «безусловно». Например: «Арендодатель может в одностороннем порядке изменять условие предоставления дополнительных услуг, связанных с уборкой помещения».

Часто офисы сдают на 364 дня или на 11 месяцев. Это делают для того, чтобы не регистрировать договор в Росреестре и не платить пошлину. Важно, чтобы договор не запрещал продлить аренду.

Также в договоре на 11 месяцев арендодатель часто включает пункт с возможностью повышения арендной платы до 10% раз в год. А в долгосрочных договорах аренды цену обычно фиксируют на все время.

Согласуйте в договоре, на каких условиях вы будете съезжать: когда нужно предупредить арендодателя, когда вам вернут залог, какие могут быть неустойки.

Акт приемки

Укажите в договоре, что переедете в офис после подписания акта приемки. Подписывайте его за день или два до переезда. Внимательно изучите помещение и запишите в акт все проблемы или особенности: скрипучие окна, трещину в коридоре и сломанную решетку вентиляции в туалете. Так с вас потом не возьмут неустойку за эти недостатки. Укажите в акте всю технику в офисе и количество дубликатов ключей, которые вам отдали.

Заключение

Искать офис можно самостоятельно или с помощью посредников. В первом случае вы сэкономите деньги, а в последнем — время и нервы.

Ниже вы найдете чек-лист, который подскажет, как снять подходящий офис на выгодных условиях:

Надеемся, эти советы помогут вам найти идеальный офис и арендовать его на длительный срок.