Виртуальные онлайн-кассы: особенности, преимущества и недостатки

Интернет-магазины, как и торговые точки в офлайне, обязаны проводить все операции через онлайн-кассы. Существует большое количество разнообразных решений, которые позволяют им соответствовать новым требованиям 54-ФЗ. Среди них можно отметить облачные, или виртуальные онлайн-кассы. Подробнее о них вы узнаете в этой статье. 

Как работают виртуальные онлайн кассы?

Полностью виртуальных онлайн-касс не существует. Кассовый аппарат должен проводить операции через фискальный накопитель — устройство для записи и передачи данных в налоговую службу. Это устройство может существовать только в физической форме, и его необходимо установить в кассовый аппарат.

Поэтому под подключением виртуальной кассы обычно понимается аренда удаленного кассового аппарата. Платежный модуль на сайте подключается к специальной кассе, которая установлена в защищенном дата-центре. Такое устройство не требует установки дополнительного оборудования на рабочего места. При этом касса соответствует требованиям 54-ФЗ: позволяет установить фискальный накопитель и выдает электронные чеки.

Аренда виртуальной онлайн-кассы — удобное решение для интернет-магазина, как для ИП, так и для представителей крупного бизнеса. Вы сможете использовать ее независимо от того, какие товары или услуги продаете — от автозапчастей до программного обеспечения. Необходимо будет только зарегистрировать кассовые аппараты и настроить их взаимодействие с сайтом.

Использование для интернет-магазина

После регистрации необходимо будет привязать кассы к платежной форме. Сделать это можно двумя способами — встроить их в CMS сайта или провести через них интернет-эквайринг. Для популярных систем многие сервисы аренды предлагают готовые модули интеграции, которые позволяют быстро настроить взаимодействие с сервисом. В остальных случаях придется настраивать интеграцию самостоятельно.

В процессе оформления заказа покупатель оплачивает товар или услугу так же, как и обычно. Информация о транзакции передается в кассу и записывается в фискальном накопителе. Касса передает данные оператору фискальных данных, который формирует и отправляет электронный чек. Данные из ОФД поступают в налоговую службу.

Какие еще кассы можно использовать для интернет-магазина?

Для интернет-торговли подойдут и обычные кассовые аппараты — как автономные устройства, так и фискальные регистраторы. Подключить к платежному модулю на сайте можно любую кассу, не только виртуальную. Однако, в этом случае процесс интеграции может быть сложнее.

Хорошим альтернативным вариантом будет Модулькасса — кассовое решение от Модульбанка. Она позволяет быстро настроить интеграцию с популярным платежным сервисом — Яндекс.Кассой. При этом аппарат стоит сравнительно недорого и имеет небольшие размеры. Касса является автономной — она может работать без подключения дополнительных устройств.

Также встроенная поддержка интернет-магазинов есть у кассовых решений от Эвотора и Контур.Маркета. Их предложения более разнообразны, но и стоят при этом дороже. Если вы используете простой кнопочный аппарат или фискальный регистратор, то настраивать его для интернет-магазина вам придется самостоятельно.

Подойдёт ли одна касса для онлайн- и офлайн-торговли?

Если интернет-магазин принимает платежи и в офлайне — например, имеет собственную службу доставки или пункты выдачи заказов — то ему будет необходимо выдавать не только электронные, но и бумажные чеки. Виртуальная онлайн-касса для этого не подойдет. Поэтому придется использовать и обычную ККТ.

Многие продвинутые решения — например, Эвотор или Модулькасса — позволяют использовать один аппарат для онлайн- и офлайн-торговли. Такое решение позволит вам сэкономить на оборудовании и одновременно обрабатывать операции для сайта и реального магазина. Вы сможете выдавать разные виды чеков и принимать оплату наличным и безналичным способом. Для курьеров предусмотрены мобильные кассовые аппараты.

Но такое решение подойдет только для небольшого интернет-магазина. Одновременно один кассовый аппарат может обрабатывать только одну операцию, и при большом потоке клиентов как в онлайне, так и в офлайне мощностей универсальных устройств может не хватать. Поэтому лучше разграничивать транзакции: операции на сайте проводить через виртуальные кассы, а у курьеров или в пунктах выдачи заказов использовать обычные аппараты.

Основные преимущества и недостатки виртуальных онлайн-касс

Преимущества:

• Экономия на оборудовании: Нет необходимости покупать дорогостоящее оборудование, так как касса работает через облако.
• Удобство и мобильность: Можно использовать с любого устройства с доступом к интернету, включая смартфоны и планшеты.
• Соответствие законодательству: Виртуальные кассы полностью соответствуют требованиям российского законодательства (54-ФЗ).
• Автоматизация процессов: Упрощение ведения бухгалтерии и налогового учета за счет автоматической передачи данных в ФНС.
• Масштабируемость: Легко адаптируется под нужды бизнеса любой величины и формы.

Недостатки:

• Зависимость от интернета: Для работы необходим стабильный доступ к интернету, что может быть проблемой в некоторых регионах.
• Безопасность данных: Хранение данных в облаке требует надежных мер безопасности, чтобы предотвратить утечки и кибератаки.
• Абонентская плата: Использование облачных касс обычно требует ежемесячной оплаты за обслуживание.
• Технические сбои: Возможны временные проблемы с доступом к сервису из-за технических работ или сбоев у провайдера.
• Ограниченный функционал: Некоторые виртуальные кассы могут не поддерживать все функции, необходимые для специфических бизнес-процессов.

Где купить онлайн-кассу для интернет-магазина?

Оформить аренду виртуальной онлайн-кассы вы можете непосредственно у одного из сервисов. Такие услуги предлагают Атол Онлайн, Orange Data, CloudKassir и несколько других компаний. Они отличаются друг от друга используемыми моделями касс, доступными интеграциями и техническим обслуживанием. Стоимость аренды и замены фискальных накопителей у них оплачивается отдельно.

Купить обычную кассу для использования в интернет-магазине можно у одного из дистрибьюторов или непосредственно у производителя. Заранее уточните, есть ли поддержка интеграции с платежным модулем у того или иного устройства. В некоторых случаях вам придется докупать дополнительное оборудование или программное обеспечение.

Вопрос — ответ